*** CDD 3 mois en renfort pour surcroit d'activité *** En lien avec le projet Associatif et l'action du Pôle technique et logements de l'association SEMITIS, il/elle vient en support de l'ensemble des tâches de gestion : administration, communication interne, comptabilité. Il/Elle assure l'interface entre la direction, les salariés et les partenaires extérieurs. Les missions générales : - Réceptionner les appels téléphoniques, ainsi que les commandes, - Répondre et suivre la relation artisans, garages et fournisseurs, - Planifier des rendez-vous, interventions techniques ou réunions, - Gérer les courriers et suivre les dossiers : envoie, trie, classe et archive. Les missions et activités principales : - Gestion du standard téléphonique et suivi du courrier entrant/sortant, - Rédaction des courriers, comptes-rendus, etc. - Gestion de la relation, des rendez-vous et des entretiens avec les prestataires (assurances, sécurité, entretien, fournitures etc.), - Actualisation, classement, archivage des fichiers de demande de travaux, - Ouverture et clôture des différents contrats de fluides et d'assurances des logements - Pilotage de l'interface entre les différents services de SEMITIS et le partage d'informations, - Enregistrement et suivi des demandes d'interventions et des relances, - Demande des devis, - Réception et transmission des devis et factures, - Gestion des fournisseurs et des sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures, - Suivi des rendez-vous d'entretien des véhicules du parc automobile SEMITIS Les compétences requises et conditions particulières : Savoir-faire - Posséder un bon sens de l'accueil - Avoir une bonne qualité rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs - Être rigoureux(se) et organisé - Avoir le sens des priorités - Savoir s'exprimer avec aisance à l'oral - Favoriser l'écoute et la diplomatie pour entretenir des relations cordiales avec les différents interlocuteurs (dirigeants, salariés.) - Assurer l'exécution et le relais des consignes transmises par la hiérarchie - Être capable de résoudre les problèmes et avoir une grande flexibilité opérationnelle - Réaliser les démarches avec ou pour la personne auprès de divers organismes - Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau Connaissances : - Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) Word, Excel et PowerPoint - Communication interne et externe Salaire proposé selon qualification et reconstitution de carrière : 2000 à 2300€ bruts, dont 238,00€ d'indemnité mensuelle Laforcade. Mutuelle contrat entreprise et prévoyance