Accueil physique et téléphonique : - Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ; - Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents. Gestion administrative : - Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ; - Organisation des réunions ; - Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ; - Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ; - Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ; - Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ; - Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents ; - Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ; - Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH ; - Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ; - Reproduction de documents ; - Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau. Instances : - Comité Social d'Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l'ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux Grèves : - Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum CGOS : - Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS - Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations d'absentéisme : constitution des dossiers - Diffusion des actions proposées par le CGOS - Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS Télétravail : - Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé ACTIVITES PONCTUELLES Remplacements mutuels en l'absence de la gestionnaire formation qui assure notamment les missions suivantes : Ordres de mission et frais de déplacement : - Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées Stages : - Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail - Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage Savoir-faire ; - Maîtrise des outils bureautiques - Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes - Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances - Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver - Aisance rédactionnelle - Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique - Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière - Techniques de prises de note Savoir-être : - Disponibilité - Rigueur, méthode - Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité - Capacité à anticiper et à prendre des initiatives - Esprit d'analyse et de synthèse - Sens des relations humaines - Capacité à travailler en équipe