Dans une société spécialisée dans la sécurité, vidéo protection et alarmes, vous aurez pour principales missions : 1/L'assistance au dirigeant et l'accueil - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques - Accueillir physiquement les rendez-vous - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, - interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.) - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de - Communication, notes diverses pour les réunions.) - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers 2/La Gestion et suivi: Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à ses dirigeants que les informations essentielles. Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer Gérer les notes de frais Réaliser et suivre des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat (Réalisation de devis, factures clients etc.) Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.) Réaliser un suivi administratif du personnel Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations Réponse aux Marchés Publics (partie administrative -Gestion des documents) Gestion et suivi politique qualité de l'entreprise 3/La Communication: Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.) Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant) Gestion des réseaux sociaux (Linkedin/ Facebook / Instagram)