Mission principale : La secrétaire médicale assure l'accueil physique et téléphonique des patients, gère la prise de rendez-vous, le suivi administratif des dossiers médicaux et la gestion des aspects financiers liés aux consultations (facturation, tiers payant, etc.). Missions et responsabilités : a. Accueil des patients : - Accueillir les patients avec professionnalisme, en personne ou par téléphone, en créant un environnement calme et bienveillant. - Vérifier l'identité des patients et mettre à jour leur dossier médical (coordonnées, informations administratives). b. Gestion des rendez-vous : - Planifier, organiser et coordonner les rendez-vous des patients en fonction des disponibilités des médecins. - Gérer les annulations, les reprogrammations et informer les patients de tout changement d'horaire. c. Gestion des documents administratifs : - Assurer la saisie des informations administratives des patients (carte vitale, mutuelle, documents d'identité, etc.). - Passer la carte vitale et vérifier la bonne prise en charge des actes médicaux (tiers payant, remboursement, etc.). d. Gestion du tiers payant et de la facturation : - Vérifier la couverture des patients (carte vitale et mutuelle), et gérer le tiers payant en collaboration avec les caisses d'assurance maladie et les complémentaires santé (prise en charge mutuelle sur site internet) - Effectuer le suivi des paiements des patients, gérer les relances en cas de retard de règlement. - Établir les factures des actes médicaux réalisés (consultations, examens, etc.) et effectuer le suivi des encaissements. e. Suivi des dépenses : - Suivre les dépenses liées à la gestion du cabinet ou de la structure (fournitures médicales, matériels, frais divers). - Assurer la bonne gestion du budget et alerter en cas de besoin sur les prévisions budgétaires. f. Communication interne : - Collaborer avec les médecins et le reste de l'équipe médicale pour assurer une prise en charge optimale des patients. - Transmettre les informations importantes concernant les patients et leur suivi. g. Gestion des dossiers médicaux : - Assurer la gestion des dossiers médicaux des patients (classement, mise à jour, archivage). - Garantir la confidentialité des informations et respecter les normes légales en matière de données de santé. h. Divers : - Participer à la gestion des stocks de fournitures de bureau et médicales. - Assurer toute autre tâche administrative qui peut être demandée en lien avec l'activité du cabinet. Compétences requises : Compétences techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion médicale, connaissance du logiciel Logo's W un atout). - Connaissance des procédures administratives liées à la santé (tiers payant, remboursements, carte vitale, etc.). - Bonne gestion du stress et des priorités. - Excellente organisation et rigueur. Compétences relationnelles : - Sens de l'accueil, écoute et bienveillance. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Polyvalence - Discrétion et respect de la confidentialité des informations médicales. Qualifications et expériences : - Formation : Bac+2 en secrétariat médical ou formation équivalente. - Expérience : Une première expérience dans un poste similaire serait un plus