Le ou la responsable du Secrétariat Général assistera le Directeur Général des Services dans la gestion et le suivi des instances municipales, la gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité. Il ou elle sera responsable du service "élections" et pourra se voir confier des missions thématiques. CV + la lettre de motivation sont obligatoires. Missions / conditions d'exercice : - Encadrement des agents du secrétariat général et du service courrier - Gestion et suivi des instances municipales : *Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, commissions, ...), *Collecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale, *Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, de décisions et d'arrêtés, *Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration, *Participation systématique au Conseil municipal et occasionnelle aux commissions, *Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal, *Veille à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés). Subsidiairement : *Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire, *Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture, *Préparation des convocations des élus aux instances. - Responsabilité du service Élections : *Mise en œuvre de la révision annuelle de la liste électorale (inscriptions, radiations), *Préparation et participation aux Commissions de contrôle Électorales (convocation, ordre du jour, compte rendu ...), *Respect des délais d'établissement des tableaux annuels, *Définition de l'organisation des bureaux de vote, *Contrôle de la qualité des documents collectés et des procédures liées au scrutin (dépouillement), (Suivi des opérations pré-électorales, électorales et post-électorales, relation avec les différents services concernés - Préfecture et autres administrations et délivrance des cartes électorales). - Gestion du courrier : *Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité, *Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations, *Suivi des contrats relatifs au courrier. - Missions secondaires : *Missions thématiques L'agent en poste pourrait, en fonction de ses compétences assurer une polyvalence sur un poste similaire dans son service ou pôle ou autre service en fonction des besoins SAVOIRS-FAIRE : * Élaboration et optimisation du planning de réunions, de rendez-vous, de visites, du Directeur Général des Services, du Maire et des élus, * Communication et capacité à adapter son discours en fonction de la situation et de son interlocuteur, * Travail en équipe de manière solidaire et collaborative, * Préparation d'un conseil municipal, * Organisation des opérations électorales, * Gestion de son temps de travail et des priorités. AVANTAGES (sous conditions) - Participation employeur aux mutuelles santé et prévoyance labellisées - Adhésion au C.O.S. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.