Le poste est à pourvoir au plus tard le 11/02 dans le cadre d'un arrêt maladie de 15 jours. A compter du 13/02 et après une période de doublon de 2 jours, vous tiendrez le poste en toute autonomie. Vous devez donc justifier d'une expérience significative sur le même type de poste. Activités: - Assurer l'accueil physique et téléphonique: Réceptionner, orienter et transmettre des communications téléphoniques Prendre des messages et en assurer la transmission Accueillir toute personne se présentant à la résidence (visiteurs, professionnels extérieurs, familles.) Orienter les familles vers les organismes appropriés - Assurer le secrétariat général du siège administratif Réceptionner, orienter et transmettre des communications téléphoniques Prendre des messages et en assurer la transmission Assurer un soutien administratif à la direction générale / DRH / et directrice des admissions (rédaction de courriers divers, préparation de dossiers, compte rendu.) Participer à la préparation et au suivi des décisions du Comité Syndical (convocations, secrétariat, circuit du contrôle de légalité, élaboration du compte rendu, rédaction des délibérations), tenue du registre.. - Réaliser des travaux de bureautiques et de secrétariat Assurer la gestion du courrier : réception, tri, enregistrement, distribution et traitement Saisir des courriers et mettre en forme divers documents (commandes de matériels, notes, synthèses.) Commander les fournitures administratives et suivre la livraison Assurer l'affichage des notes de services et informations diverses Classer, archiver . Assurer un soutien administratif à la direction générale / RH - Gérer la relation avec les résidents et leur famille Assister les résidents dans leur démarche administrative (paiement de factures, déclaration d'impôts, prise de RDV, demande d'APL, MSA.) Donner des renseignements aux familles Constituer et Suivre les dossiers administratifs des résidents :Prendre en charge des formalités d'entrée et de sortie, Renseigner sur les aides (APA, APL, Aide Sociale.), Suivre les absences et hospitalisations, Clôturer les dossiers des résidents (sortie, décès.) Gérer et mettre à jour les logiciels : Hébergement (dossiers d'hébergement des résidents, calendrier de situations), PSI, EASYTAXE, Etat civil : registre des décès - Réaliser des opérations comptables et administratives Assurer la facturation des loyers des résidents chaque mois Assurer la facturation téléphonique des résidents chaque mois Assurer la facturation trimestrielle des aidés sociaux Tenir la régie d'avance Enregistrer les factures dans YOOZ - Réaliser des activités diverses Suivre la maintenance du matériel administratif Assurer l'envoi de données à la CPAM (tableau mensuel, trimestriel et semestriel Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public Connaissances : - Statut de la fonction publique territorial, Connaissances en comptabilité publique, secrétariat et bureautique - Techniques d'accueil - Français : orthographe, grammaire, syntaxe - Communication Expérience et savoir faire Expérience savoir-faire - Respecter la confidentialité des informations et des données - Recueillir et exploiter des données avec méthode - Se tenir informé de l'évolution réglementaire et législative - Contrôler - Accueillir un public diversifié - S'exprimer correctement - Rendre compte, Alerter, Renseigner, Rédiger Savoir-être: - Rigueur - Polyvalence - Capacité d'organisation - Sens du contact - Courtoisie - Disponibilité - Respect des règles de confidentialité