L'administrateur des ventes (ADV) assure la gestion administrative du processus commercial, de la prise de commande jusqu'à la facturation et la livraison, garantissant la satisfaction client et le respect des délais. Ce poste unique au sein de l'entreprise exige une grande autonomie et une capacité à travailler en collaboration avec les différents départements internes. Responsabilités : 1. Animation de la relation avec le Métier, les clients et les CSP 2. Gestion des commandes/Contrats : Saisie et suivi des commandes/contrats clients dans le système informatique. Vérification de la conformité et des spécificités des commandes/contrat (prix, délais, conditions de vente) Coordination avec les équipes logistiques pour garantir les livraisons dans les délais impartis. 3. Facturation et suivi des paiements : Collaboration étroite avec le Centre de Services Partagés (CSP) comptable, chargé de l'émission des factures. Assurer la cohérence entre les demandes de factures faites par les différents collaborateurs (commerciaux, gestionnaires de contrats, etc.) et les services comptables. Maîtrise des aspects comptables liés aux paiements directs dans le cadre de marchés publics avec les collectivités territoriales, incluant la gestion des bons de commande, des échéanciers, et des délais spécifiques. Suivi et gestion des retenues de garantie conformément aux contrats et aux exigences des marchés publics, en assurant leur libération aux échéances prévues. Suivi des encours clients et relance des paiements en collaboration avec le CSP comptable. Suivi des facturations spécifiques (Main d'œuvre, convention intergroupe, .) 4. Relation client et interne : Réponse aux demandes des clients concernant leurs commandes, la disponibilité des produits, et les délais de livraison. Gestion des réclamations et des retours produits. Interface clé avec les collaborateurs internes pour garantir la fluidité des processus de facturation et de gestion des commandes, tout en assurant un rôle de coordination avec les équipes commerciales et le CSP comptable. 5. Coordination interne et collaboration : Travailler en étroite collaboration avec les équipes commerciales, production, logistique, et comptabilité. Prendre en compte les demandes de factures des collaborateurs internes et garantir leur conformité avant émission par le CSP. Mise à jour régulière des outils de reporting et des tableaux de bord (commandes, livraisons, facturations). 6. Amélioration continue : - Proposition d'améliorations des processus ADV pour optimiser les délais et la satisfaction client. - Participation à la mise en place de nouveaux outils ou procédures ADV Compétences requises : Maîtrise des outils informatiques (ERP, CRM, Excel, SAP). Bonne communication et collaboration : capacité à coordonner efficacement avec les équipes internes (commerciaux, logistique, comptabilité) et à assurer le suivi auprès des clients. Compétences comptables : une bonne compréhension des processus de paiement direct, notamment dans le cadre des marchés publics avec des collectivités territoriales, ainsi que le suivi des retenues de garantie. Sens de l'organisation et gestion des priorités : capable de gérer plusieurs dossiers en simultané avec une grande autonomie. Rigueur et précision : attention aux détails, notamment pour la saisie et la gestion des commandes, des factures et des garanties. Esprit d'équipe : collaboration fluide avec les autres services, notamment le CSP comptable. Formation et expérience : Bac +2/3 en commerce, gestion, comptabilité ou administration. Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans un poste similaire en ADV ou dans la gestion administrative commerciale avec des compétences comptables. Langues : - Maîtrise du français (écrit et oral). - La connaissance de l'anglais ou d'autres langues serait un plus.