CONTEXTE ET POSITIONNEMENT DU POSTE AU SEIN DE LA STRUCTURE Mission et objectifs Peupl'en Harmonie a pour objectif de contribuer au développement durable et harmonieux de la Guyane en se basant sur la valorisation des savoir-faire et compétences locales, sur l'engagement solidaire, sur la cohésion sociale et interculturelle et sur son ouverture et ses échanges avec le reste du monde. CONTEXTE ET POSITIONNEMENT DU POSTE AU SEIN DU PÔLE Le pôle Structure a pour mission la gestion administrative, comptable, des ressources humaines et la communication de l'association. Composition Le pôle Structure est actuellement composé de 3 personnes : - Une directrice - Un assistant de communication - Une assistante administrative et financière. Le/la gestionnaire administratif(ve)et financier(e) aura pour mission d'assister la directrice au niveau de la gestion administrative, associative, comptable et des ressources humaines de l'association. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la directrice et son équipe (assistante administrative et financière) mais aussi avec l'ensemble des équipes de l'association. DESCRIPTION DU POSTE Missions Activités : En charge d'accompagner la directrice dans la gestion administrative, associative, comptable et des ressources humaines de l'association,Le/la gestionnaire administratif(ve)et financier(e) aura pour missions de permettre l'optimisation de l'organisation interne de la structure, d'accompagner les équipes techniques sur la partie budgétaire et financière des actions, et bien sur de mener à bien les différentes tâches de gestion prévues. 1. Gestion des ressources humaines : - Appui aux recrutements (rédaction des fiches de postes et diffusion des annonces, préparation des documents de recrutement et entretiens, etc.) - Gestion et suivi des candidatures - Gestion et suivi des plans de formation du personnel - Gestion et suivi des états de présence du personnel - Gestion des déplacements du personnel et des missions de terrains - Gestion de l'agenda partagé et des rendez-vous - Gestion des entrées et sorties du personnel (rédaction des contrats de travail) 2. Gestion administrative : - Filtrage et gestion des appels téléphoniques sur le standard - Gestion et développement de la relation avec les adhérents - Gestion des différentes bases de données - Numérisation et archivage des documents administratifs - Rédaction de note de service - Classement et mise à jour des dossiers et fichiers - Gestion et le suivi des courriers, conventions. - Effectuer des commandes et suivre leur livraison - Gestion et achat des courses administratif de l'association - Préparation des dossiers et rédaction des courriers - Réalisation et gestion administrative des convention de bénévolat - Suivi des paiements des taxes et cotisations - Echange avec les prestataires externes - Suivre et gérer le matériel de l'association - Soutien à l'organisation logistique et opérationnel d'actions et d'événements, tenue de stands - Organisation des réunions et rédaction de compte-rendu - Mise en place de procédures d'optimisation - Gestion des déclarations de bénévoles 3. Gestion comptable : - Gestion de la caisse : encaissement, entrées et sorties, attestation de remise d'espèces - Retrait d'espèces et dépôt de chèque - Gestion des tableaux de suivis comptables de chaque pôle par actions et financements - Etablir des budgets prévisionnels - Réaliser des tableaux de bords et des statistiques - Effectuer de la comptabilité analytique - Préparer chaque mois les remontées comptables - Échanges avec le cabinet expert-comptable et le commissaire aux comptes Ce poste permet l'expression d'idées innovantes et d'un sens de l'initiative car les missions de le/la gestionnaire administratif(ve)et financier(e) seront larges et multiples.