L'agent aura les missions suivantes : 1-Accueil et gestion du secrétariat de la Direction - Accueil téléphonique et physique des publics, partenaires et prestataires extérieurs. - Recueillir et orienter les demandes des usagers et/ou des partenaires. - Gestion et suivi des mails et du courrier. - Gestion du tableau des demandes faites par les habitants. - Gestion des prêts de clés : remise et retour des clefs. - Déclenchement des interventions techniques en lien avec sa hiérarchie et la responsable de la régie. - Gestion du dossier de la commission accessibilité. - Gestion administrative du dossier « budget participatif ». 2- Gestion et suivi des assurances et des sinistres de la ville et du CCAS (Responsabilité civile, protection juridique, flotte automobile et dommages aux biens, DO) - Instruction, gestion et suivi des dossiers sinistres en cours en lien avec les services concernés et les assureurs. - Accueil des tiers concernés en cas de déclaration de sinistres. - Évaluation des responsabilités. - Suivre les dossiers en lien avec les courtiers ou les assureurs concernés. - Suivre la liquidation des indemnisations et assurer la transmission des pièces justificatives aux assureurs. - Communiquer les informations utiles aux services concernés, assurer l'interface administrative. - Assurer le secrétariat en matière d'assurances : rédaction de courriers, constitution de dossiers. - Suivi financier des cotisations et des remboursements. - Mise à jour des états du patrimoine et de la flotte automobile. - Sécurisation des actes de la collectivité en lien avec la problématique " assurance " ou " responsabilité " (convention d'occupation, bail, organisation d'évènements, etc.). - Classer et archiver les dossiers de sinistre. - Ponctuellement participer au renouvellement des contrats : rédaction du dossier de consultation et analyse. 3 - Gestion des archives - Gérer en lien avec le prestataire chargé des archives le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures. - Gérer les versements et les éliminations en lien avec les services. - Gérer les espaces de stockage. - Communiquer les archives auprès des services et des publics. - Assurer la mise en place de solutions d'archivage électronique liées à la dématérialisation croissante des documents. - Impulser une réflexion sur une Gestion Electronique des Données au sein de la collectivité. 4- RGPD - Piloter et assurer la conformité en matière de protection des données personnelles. - En lien avec le DPO « Délégué à la Protection des Données » mettre en œuvre la politique de protection des données à l'échelle de la collectivité (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles...). - Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et en contrôler le respect. - Vérifier l'exécution des analyses d'impact relatives à la protection des données et être l'interlocuteur de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) au sein de la collectivité avec laquelle il est chargé de coopérer.