Les maisons d'accueil spécialisées (MAS) de la Croix-Rouge française accueillent des adultes en situation de handicap. Pour appuyer la Direction et les équipes opérationnelles / support dans leurs activités quotidiennes, nous recherchons un(e) secrétaire assistant(e). Missions : - Assurer la gestion de bases de données et de tableaux de bord spécifiques : Mettre à jour, renseigner les tableaux de bord et bases de données du service (logiciel de facturation et de gestion du temps: imago, resid esms, octime ...) Contribuer à leur tenue et proposer leur amélioration continue Effectuer toute mise à jour, recherche et extraction depuis les outils - Apporter un appui dans le traitement technique des divers dossiers (dossier informatisé de l'usager, divers dossiers RH (visites médicales, dossiers du personnel) : Apporter un premier niveau de réponses aux interlocuteurs, les orienter Traiter certains dossiers techniques à la demande du directeur ou de ses équipes et faire le lien avec les différents interlocuteurs concernés pour le suivi de ces dossiers Rédiger des comptes rendus de réunion, ou des notes d'information dans le domaine - Gérer la documentation technique et/ou spécialisée Tenir à jour le classement de la documentation et le rendre à la disposition du service Effectuer des recherches documentaires en lien avec le domaine Contribuer à effectuer une veille juridique/en terme d'évolution majeure sur le domaine Assurer le classement et l'archivage des documents internes - Participer à la gestion du secrétariat et assurer le suivi budgétaire du service Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier Rédiger des courriers selon des consignes préalablement communiquées Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision Gérer les agendas et organiser les réunions et déplacements Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions Suivre les opérations comptables internes et externes, valider et mettre en paiement les factures Elaborer la gestion des caisses La connaissance de l'outil Imago serait appréciée