Environnement du poste La supervision et l'encadrement des activités de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l'Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance (COP) de l'Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1. Le service régional du Grand Ouest, service essentiel de l'Agence qui relève de la direction du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus (DPGOT), contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus et en assure la mise en œuvre en les déclinant en objectifs opérationnels au niveau local, régional et inter-régional. Il assure une activité de régulation H24. Missions principales L'assistant(e) des activités médicales : 1. Prend en charge, au sein du Secrétariat Régional, la gestion des dossiers donneurs décédés pour la région Grand Ouest et une partie de la région Ile de France/Antilles/Guyane : - Suivi des dossiers donneurs au quotidien sur Cristal (outil interne) et sur les espaces dédiés - Procéder à la déclaration de prélèvements et clôture des dossiers dans Cristal - Gérer la réception des examens du donneur (bactériologiques et mycologiques) après prélèvement sur chaque dossier PMOT - Relancer les coordinations hospitalières (si besoin) pour récupération des résultats 2. Gère des évènements indésirables (EI) en lien avec le médecin référent vigilant pour la région Grand Ouest et la région Sud Est : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons : - Traitement des résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation via l'application Cristal Green, avec envoi aux équipes de greffe - Saisie des EI via l'outil Cristal Green en lien avec le médecin référent vigilant et envoi aux équipes de greffe 3. Prend en charge le secrétariat d'un ou plusieurs réseaux de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin - cadre infirmier animateur de réseau : - Réception des demandes d'avis d'autorisation de prélèvements ; - Transmission et suivi des demandes auprès des adjoints du directeur ; - Complétude du logiciel AGAAR. 4. Prend en charge la gestion courante du secrétariat 5. Gère les plannings d'astreintes de régulation pour les CIAR et Médecin DPGOT de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants Relations fonctionnelles L'assistant(e) des activités médicales sera en relation étroite : - En interne, avec les Secrétariats Régionaux, la Plateforme Nationale de Répartition des Greffons (PNRG), le secrétariat de la DPGOT, - En externe, avec l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus. Spécificités et contraintes du poste - Respect de la confidentialité en raison de la gestion de données médicales sensibles (donneurs décédés, patients greffés) - Respect de l'anonymat des dossiers - Horaires à organiser au sein du secrétariat (entre 8 h et 17 h) Connaissances, compétences et aptitudes - Formation souhaitée : BTS assistanat médical - Expérience souhaitée : Dans le domaine médical - Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, et internet) - Connaissance du secteur public hospitalier appréciée - Aptitudes : - Connaissance de la terminologie médicale - Capacités d'adaptation - Gestion des priorités et maîtrise des échéances - Qualités relationnelles, travail en équipe, partage de l'information - Qualités organisationnelles : rigueur et sens de l'organisation - Esprit d'initiative - Disponibilité, polyvalence et confidentialité - Respect du secret médical - Respect hiérarchique