Nous recherchons un(e) Operations and Coordination Agent pour rejoindre notre équipe et contribuer au bon déroulement de nos projets de voyages. Ce poste demande une grande rigueur organisationnelle, un sens du détail et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément pour garantir une expérience de voyage impeccable. MISSIONS PRINCIPALES 1. Vérification des tarifs et gestion des réservations - Contrôler que les tarifs fournis par les prestataires correspondent à ceux utilisés par les Travel Designers pour établir les devis. - Informer immédiatement le TD concerné en cas de tarif incorrect ou si le montant de l'acompte demandé par le prestataire dépasse celui prévu par l'agence. - Effectuer toutes les réservations nécessaires pour garantir le bon déroulement du séjour client dès réception du dossier. - Collaborer avec le TD responsable en cas de doute sur l'itinéraire ou si des délais sont dépassés. - Réaliser les paiements aux prestataires dans les délais impartis. 2. Préparation et suivi des documents de voyage - Préparer, mettre à jour et transmettre aux clients et prestataires les documents de voyage nécessaires. - Inclure toutes les informations pertinentes pour garantir une expérience fluide aux clients et une coordination efficace avec les prestataires. 3. Gestion de la clôture des dossiers côté prestataires - Assurer la clôture des dossiers avec les prestataires dans un délai maximum d'un mois après le départ des clients. - Transmettre aux TD toutes les informations nécessaires en fin de séjour pour gérer les remboursements ou paiements supplémentaires éventuels. 4. Gestion des commissions et relations prestataires - Vérifier que les établissements hôteliers référencés ou ceux avec lesquels des contrats sont en place appliquent correctement : - Les montants de commission négociés. - Les avantages (« amenities ») convenus. - Informer le Team Manager en cas de litiges non résolus avec des prestataires. 5. Coordination des tâches avec les concierges - Assigner des missions claires aux concierges et expliquer les objectifs attendus. - Relayer toutes les informations utiles aux prestataires et concierges pour garantir une communication efficace et un suivi optimal. Profil recherché : Expérience : Expérience significative dans un rôle de coordination ou de gestion opérationnelle, idéalement dans le secteur du tourisme ou du luxe. Compétences : Rigueur organisationnelle et capacité à gérer plusieurs projets en parallèle. Excellentes compétences en communication et relation client. Maîtrise des outils de gestion (Axus, Trello) et de la gestion des paiements. Qualités personnelles : o Rigueur et souci du détail. o Réactivité et capacité à résoudre rapidement les problèmes. o Patience, diplomatie, et esprit d'équipe. - Langues : Français et anglais courants. Une troisième langue est un plus. Ce que nous offrons : Un environnement de travail collaboratif et stimulant au sein d'une équipe passionnée par l'excellence. L'opportunité de contribuer à des projets prestigieux dans l'industrie du luxe. La possibilité de contribuer à une entreprise en pleine croissance et de participer à l'évolution de nos services.