La Maison d'Accueil Pierre Guicheney, établissement médico-social accueillant un EHPAD et un foyer de vie, recherche un secrétaire administratif / secrétaire administrative à 80% (mercredi libre). 1) Mission d'accueil - Accueil physique et téléphonique, - Assurer une bonne gestion des appels téléphoniques, - Répondre aux demandes d'informations - Participer à l'accueil du résident, - Informer le résident et/ou sa famille sur l'Aide Personnalisée à l'Autonomie et orienter vers les mairies pour les aides sociales, - Orienter le correspondant ou le visiteur vers le bon interlocuteur, - Commander les fournitures de bureau et être responsable économiquement de ce budget. 2) Mission de secrétariat - Rédiger et mettre en forme des courriers et comptes rendus, - Rédiger, imprimer et afficher les menus, - Compléter le Familéo, - Imprimer la gazette des résidents du Familéo, - Contribuer à la gestion des documents entrants et sortants : - Ouvrir et distribuer le courrier reçu papier et courriel, - Gérer les courriers sortant (mise sous plie, timbres aller à la poste quand cela est nécessaire), - Distribuer le courrier aux résidents dans les étages - Réaliser et suivre le tableau de bord et de statistiques nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité, - Identifier, planifier et suivre les opérations et tâches pour la réalisation d'un évènement ou la gestion d'un dossier (CVS, commission des menus, etc.), - Classer et mettre à jour les informations relatives aux résidents : constitution des dossiers Aide Personnalisée à l'Autonomie, aide à la constitution du dossier allocation logement, coordonnées familiales, liste des noms des résidents, - Donner les documents à l'admission : contrat de séjour, livret d'accueil, règlement de fonctionnement, etc.. 3) Mission de comptabilité - Enregistrer les écritures comptables (factures, chèques), - Tenir le cahier de caisse et remplir le document de remise de chèques, - Suivre les factures d'alimentation du devis ou bon de commande au paiement du fournisseur. Effectuer les virements correspondant, - Effectuer les demandes de prise en charge et de remboursement OPCO, - Facturation mensuelle et trimestrielle des résidents, - Prélèvements des résidents, - Relation avec les notaires dans le cadre des successions, - Archivage. 4) Mission transversale - Recevoir et filtrer les communications téléphoniques, - Effectuer des tâches à la demande