Assistant/ Assistante de direction en IRTS (H/F)

Assistant/ Assistante de direction en IRTS (H/F) 973 - CAYENNE

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Offre n° 191ZHYX
Assistant/ Assistante de direction en IRTS (H/F)

973 - CAYENNE - Localiser avec Mappy

Actualisé le 06 mai 2025

L'IRDTS Guyane, établissement sous statut associatif dispensant des formations initiales et continues en travail social, recrute un (e) Assistant/ Assistante de Direction. Votre serez chargé(e) d'effectuer les tâches suivantes : - Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil : - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.). - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. - Accueillir physiquement les rendez-vous. - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.). - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.). - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. - Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant : - Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. - Prendre en charge l'instruction et le suivi complet de dossiers tels que les déclarations préalables, les évènements spécifiques liés à la fonction du Directeur. - Effectuer des recherches documentaires, les transmettre ou les exploiter. - Gestion et suivi des dossiers d'inscription, des conventions de formation, des calendriers de formation, des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants. - Elaboration de devis et suivi des financements avec les différents organismes. - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et règlementaire. - Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.). - Gérer les notes de frais. - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. - Communication : - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.). - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant, dans le respect de la confidentialité. Profil recherché: Diplômé(e) d'un BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI. Expérience requise de 5 ans sur un poste similaire. Une expérience dans la formation professionnelle est souhaitable. Permis B Très bonne maitrise des outils bureautiques (pack Office, progiciel de gestion-AURION) de communication (Créer/utiliser des outils et supports visuels -utilisation de logiciels de mise en page) et d'Internet Autonomie, capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, rigueur Maîtrise des techniques de gestion administratives (organiser, planifier les moyens à mettre en œuvre) Sens de l'organisation, respect des délais, sens des priorités Très bonne communication écrite et orale Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels Esprit d'initiative, anticipation, capacité à s'adapter, qualités relationnelles, sens de l'accueil Confidentialité, discrétion, loyauté Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence Ce que nous offrons: - Salaire statut cadre et congés selon convention collective 66, Tickets restaurant - Un milieu de travail dynamique et stimulant - Type d'emploi : Temps plein, CDI C.V. et lettre de motivation à adresser à : r.h.assgrenouillere@gmail.com

Type de contrat
CDI
Contrat travail
Durée du travail
35H Autre
Conditions de travail
Autre
Salaire
  • Salaire selon CCN 66. Prime SEGUR.

Profil souhaité

Expérience

  • 5 An(s) - sur un poste similaireCette expérience est indispensable

Formation

  • Bac+3, Bac+4 ou équivalents Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Compétences

  • Accueillir, orienter, renseigner un publicCette compétence est indispensable
  • Archiver des dossiers et documents de référenceCette compétence est indispensable
  • Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
  • Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
  • Classer des documentsCette compétence est indispensable
  • Créer, organiser ou coordonner un évènementCette compétence est indispensable
  • Définir une stratégie de communicationCette compétence est indispensable
  • Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
  • Gérer un planningCette compétence est indispensable
  • Modalités d'accueilCette compétence est indispensable
  • Normes rédactionnellesCette compétence est indispensable
  • Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
  • Planification des tâches et gestion des prioritésCette compétence est indispensable
  • Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelierCette compétence est indispensable
  • Relayer de l'informationCette compétence est indispensable
  • Réaliser une veille documentaireCette compétence est indispensable
  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
  • Techniques de prise de notesCette compétence est indispensable
  • Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
  • Mettre à jour un dossier, une base de données
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Organiser et contrôler un approvisionnement
  • Organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Réaliser la gestion administrative des contrats
  • Techniques de numérisation

Permis

  • B - Véhicule légerCe permis est indispensable

Savoir-être professionnels

  • Faire preuve d'autonomie
  • Faire preuve de rigueur et de précision
  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

  • Qualification : Cadre
  • Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

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    Pour certains d'entre eux, un compteur indique le nombre d'offres correspondant. 
    Par exemple le filtre des contrats indique le nombre d'offres par type de contrat comme ceci : CDI (210), CDD (25), etc.
    Dans l'exemple ci-dessus, si vous sélectionnez « CDI (941) » seules les offres d'emploi en CDI vous seront restituées. 

    Si vous obtenez trop peu de résultats, vous pouvez supprimer certains mots-clés ou certains filtres et critères et relancer votre recherche. 
    Les filtres appliqués à votre recherche apparaissent de la façon suivante : 
    Filtres appliqués : Temps plein, Temps partiel, CDI, tout réinitialiser
    Vous pouvez supprimer les filtres un par un ou tout réinitialiser en cliquant sur le bouton « Tout réinitialiser ». 

  • La liste des offres d'emploi est restituée par ordre de pertinence. Cela veut dire que les offres d'emploi répondant le plus à vos critères s'affichent en premier.
    Vous avez renseigné le champ « Lieu de travail » ? La liste restitue les offres répondant le plus à vos critères. Parmi celles-ci sont d'abord restituées les offres dont le lieu de travail est le plus proche de votre recherche.

    Vous avez la possibilité de visualiser ces offres d'emploi via Mappy (non accessible aux personnes en situation de handicap) en cliquant sur : Afficher la carte.
    La carte affiche uniquement les offres d'emploi que vous voyez à l'écran. Pour visualiser les offres d'emploi suivantes, cliquez sur : Afficher plus d'offres
    Vous avez également la possibilité de changer le « classement » des offres : vous pouvez par exemple les trier par date.

  • Pour chaque offre d'emploi restituée dans la liste, s'affichent : l'intitulé du poste, le lieu de travail, la nature du contrat et la durée de travail, le nom de l'entreprise si précisé, les 200 premiers caractères du descriptif du poste, la date de publication de l'offre.
    Vous accédez au détail d'une offre en cliquant sur son intitulé ou sur le logo sur la gauche. Vous retrouvez :

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