Vos activités principales : 1) Assurer le secrétariat du secrétaire général de la préfecture et du directeur de cabinet du préfet : - gestion des agendas et des déplacements en lien notamment avec les conducteurs et le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle ; prise de rendez-vous et organisation de réunions - constitution des dossiers - prise d'appels et filtrage ; accueil des invités extérieurs - autres tâches administratives : gestion des permanenciers, organisation des congés, mise en signature de documents 2) Travailler en binôme avec l'agent chargé du secrétariat du préfet pour réaliser les missions relevant du secrétariat des autorités préfectorales : - assurer, en l'absence de l'agent ou selon les nécessités de services le secrétariat du préfet - en lien avec le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle, participer au traitement des correspondances adressées aux autorités préfectoral : réception, numérisation, suivi etc. - veille et traitement des adresses courriel fonctionnelles ; - assurer la publication des actes réglementaires au recueil des actes administratifs - conduire toute tâche administrative confiée par le supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service Votre environnement professionnel Activités du service : Activités de secrétariat et d'assistance au corps préfectoral Composition et effectifs du service : 2 agents Liaisons hiérarchiques secrétaire général de la préfecture et directeur de cabinet du préfet préfet Liaisons fonctionnelles Internes : bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle, garage officiel, résidence du, secrétariats des sous-préfets d'arrondissement Externes : secrétariats des directions départementales interministérielles et des autres services de l'État dans l'Ain Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Définies à l'annexe 6 du règlement intérieur : travail en brigade possible 8h15-16h15 ou 10h-18h Discrétion, disponibilité, efficacité et loyauté. Appétence pour le travail en équipe. Capacité à s'organiser ; sens de l'autonomie Connaissances techniques : - Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - à acquérir - Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau pratique - requis Savoir-faire : Savoir s'organiser : niveau pratique - requis Savoir travailler en équipe : niveau pratique - à acquérir Savoir-être : Savoir s'adapter : niveau pratique - requis Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique - requis Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique - requis