Grade : Adjoint administratif / AMA (catégorie C ou B) Intitulé du poste : Assistante de direction - Direction juridique Horaires : 9h-16h30 / 9h30 -17h DESCRIPTION DE LA DIRECTION Direction support du GHU Paris, la Direction des Affaires Juridiques œuvre au quotidien à la sécurisation de l'exercice hospitalier et l'amélioration continue de la qualité des prises en charges des patients et des usagers, en lien avec l'ensemble du personnel médical et non médical de l'établissement. Sollicitée pour toute question juridique intéressant la vie de l'établissement, le cadre réglementaire de l'exercice hospitalier et les droits des patients, elle assure au quotidien le conseil et l'accompagnement de la Direction et des professionnels dans leur pratique, gère les situations complexes et contentieuses et veille au respect et à la mise en œuvre des droits et obligations sur l'établissement. La Direction des Affaires Juridiques regroupe trois services : le service juridique (analyse et conseil, traitement des questions juridiques transverses, plaintes, contentieux, sensibilisation et formation .) ; le service des soins sans consentement (suivi administratif des mesures de soins sans consentement, saisine du JLD.) ; le service des majeurs protégés (gestion des mesures de protection juridique des patients majeurs protégés) DESCRIPTION DU POSTE Sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la Directrice des affaires juridiques, vous assurerez son secrétariat, la gestion de son agenda et l'assisterez dans l'exécution de tâches administratives relatives à l'activité de sa Direction, ainsi que celle du pôle de soins CPOA/SMPR/PsyLine dont elle est référente. Porte d'entrée administrative de la Direction juridique, vous orienterez les demandes et assurerez le relai tant en interne qu'en externe avec les différents interlocuteurs de la direction (services de soins, services administratifs et directions, assureurs, commissariats, avocats.). MISSIONS Missions principales : - Réception et distribution du courrier - Accueil physique et téléphonique ; orientation des demandes (mails, courriers, appels) - Gestion de l'agenda - Suivi des parapheurs - Préparation des dossiers de réunions et d'instances - Relecture ou rédaction de relevés de conclusions ou comptes rendus de réunions et mise en forme de supports de présentation ou documents - Tenue à jour des tableaux de suivi de la direction - Classement et archivage des dossiers - Gestion administrative et logistique de la Direction (programmation des réunions d'équipe, suivi des congés et E-planning, commandes, accueil des nouveaux arrivants.) En lien avec l'équipe du service juridique : - Suivi administratif des dossiers de la Direction : associations (recueil des documents et mise à jour des dossiers), ouverture et déclaration des sinistres, suivi dématérialisé des procédures (Telerecours ; Diapason) - Suivi des factures, honoraires d'avocats, cotisations d'assurances, subventions afférentes à la Direction et tenue à jour des tableaux de suivi - Suivi des réquisitions Dans la limite du périmètre de vos fonctions, votre appui administratif pourra être sollicité (e) ponctuellement sur d'autres tâches ou dossiers, selon l'activité et les besoins de l'équipe. PROFIL Niveau bac ou bac + 2 / BTS assistant de direction ou secrétariat (juridique) avec expérience souhaitée sur un poste similaire. Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word - Excel - Power Point - Outlook) Qualités professionnelles requises : Sens aigu de la confidentialité, discrétion professionnelle et loyauté indispensables Rigueur et organisation, avec esprit d'initiative et bonne capacité d'adaptation selon les priorités Curiosité et dynamisme, sens du contact et du travail en équipe. Bonnes qualités rédactionnelles