Hôte d'accueil - Assistant administratif F/H Toulouse CDD de 6 mois renouvelable Le pilote a pour mission d'assister le Responsable de site et l'équipe dans la coordination et l'organisation des agences. Il a pour missions d'accueillir, renseigner et d'orienter l'ensemble des visiteurs. Sous l'autorité du responsable de site, assure le suivi administratif de l'activité. Il peut être amené à se déplacer sur les différents sites du périmètre, et se voir confier par le responsable de site la responsabilité des tâches particulières. Accueillir des bénéficiaires et gestion des plannings : - Gérer l'accueil physique et téléphonique - Réceptionner et dispatcher le courrier - Saisir et suivre des informations dans les logiciels de gestion - Maîtriser, réceptionner, contrôler et envoyer les éléments de la facturation - Compléter les plannings des agences - Réaliser les commandes fournisseurs - Concevoir et envoyer les reportings d'activités - Gérer les litiges, réclamations et avoirs - Procéder au classement et aux archives en suivant l'organisation - Participer à la vie du site : affichage des offres d'emploi, presse, rangement et organisation. Logistique et via agence : - Assurez la gestion des approvisionnements des sites du périmètre (fournitures, consommables, badges, clés.) - Mettre à jour les affichages et s'assurer de la conformité des sites - Être l'interlocuteur des fournisseurs, des services généraux et du service informatique - Assurer une aide ponctuelle des bénéficiaires sur nos outils et dans leurs recherches - Assurer la gestion des bases documentaires disponibles sur nos sites - Contribuer à faciliter les échanges Gestion administrative : - Relancer les candidats pour les éléments nécessaires à la facturation et l'enregistrement de ces données dans le logiciel de gestion - Assurer le support au traitement des rejets administratifs en lien avec la plateforme et les conseillers Participer à l'intégration et la formation de nouveaux conseillers sur la gestion administrative des dossiers - Assurer la saisie des données reporting Missions diverses : - Rédiger des comptes-rendus de réunions d'équipes - Participer à l'organisation d'évènements d'emploi - Venir en support aux bénéficiaires La liste des missions n'est pas exhaustive, elle évoluera en fonction de votre profil. Nous recherchons un profil dynamique, rigoureux, ayant un bon relationnel, l'esprit d'équipe et faisant preuve d'une bonne capacité d'adaptation. Votre formation : Vous êtes diplômé-e d'une formation de niveau 4 minimum (Bac à bac+2 de type assistanat, gestion, etc.) et vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un environnement RH ou similaire. Vous disposez des connaissances et aptitudes suivantes : - Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...) - Bon relationnel, capacité d'écoute et d'analyse du besoin - Maîtrise des moyens de communications?: téléphone, chat, vidéoconférence. - Aisance rédactionnelle - Rigueur, organisation, gestion des priorités - Respect des engagements et délais imposés - Sens du service et réactivité Les Assistants administratif/Hôtes d'accueil H/F qui s'épanouissent dans cette mission ont en commun : Un état d'esprit positif. Les capacités suivantes : - L'ouverture d'esprit - Le sens de l'humain - L'écoute active - Le sens du résultat. Des valeurs : - Le respect - Le soutien - L'entraide Talent Solutions : Faire que chacun soit acteur de sa vie professionnelle, dès le premier emploi et tout au long de son parcours Talent Solutions est le fruit d'une conviction : celle que la singularité de chaque personne, son parcours, ses talents, son histoire, constituent un potentiel unique que chacun peut mobiliser tout au long de sa vie.