Localisation : Roquevaire Contrat : CDI - Temps plein Prise de poste : Dès que possible Profil recherché Le/la Responsable Administratif(ve) de Projets assure la gestion administrative, financière, contractuelle et documentaire de projets immobiliers ou de chantiers, en lien direct avec les chefs de projets, les maîtres d'ouvrage ou les directions techniques. Missions détaillées 1. Gestion administrative et organisationnelle - Constitution et suivi des dossiers administratifs des opérations immobilières tertiaires - Classement, archivage, tenue des registres, préparation des documents réglementaires - Rédaction de courriers, synthèses, rapports ou notes internes 2. Suivi comptable et facturation - Saisie des factures, contrôle des pièces justificatives, suivi des règlements - Rapprochement bons de commande / factures - Suivi des budgets par opération et relances fournisseurs, gestion des litiges 3. Gestion sociale et RH administrative - Élaboration et suivi des contrats de travail, POEI, stages, visites médicales - Suivi du personnel (absences, congés, formation) - Interface avec les prestataires paie, mutuelle, médecine du travail 4. Suivi des projets immobiliers tertiaires - Appui administratif au montage, à l'exécution et au suivi des projets - Mise à jour des plannings, veille au respect des obligations règlementaires et administratives - Suivi des échanges avec les partenaires (architectes, bureaux d'études, BET, etc.) 5. Interface avec les interlocuteurs techniques - Coordination des échanges avec les géomètres, experts fonciers, diagnostiqueurs, notaires. - Suivi des rapports techniques, demandes d'intervention ou de conformité - Suivi des documents règlementaires et administratifs (autorisations, assurances, déclarations préalables) - Relances sur documents contractuels ou techniques 6. Support au développement et à la direction - Participation à la prospection foncière et à la recherche de projets - Veille administrative sur les opportunités d'acquisition - Mise à jour des dossiers projets (technique, juridique, financier) - Participation à la planification des étapes clés du projet 7. Commande et logistique - Suivi des commandes de fournitures, matériels, marchandises pour les chantiers, bureaux, employés - Gestion des stocks, des livraisons et des prestataires de services généraux 8. Gestion immobilière - Suivi des contrats liés aux bâtiments (bail, maintenance, assurances, fluides.) - Interface avec les locataires - Participation au suivi des dépenses et de la rentabilité locative Profil recherché Formation : Bac+3 à Bac+5 en gestion ou management de projet (Licence professionnelle métiers du BTP ou de l'immobilier, Master MOA/MOE, etc.) Expérience : 3 à 7 ans dans une fonction administrative ou de coordination de projets, idéalement dans l'immobilier, le BTP ou maitrise d'ouvrage publique/privée Compétences : Connaissances en comptabilité, droit social, gestion de projets immobilier tertiaire Aisance avec les outils bureautiques et logiciels de gestion (excel, pennylane etc) Rigueur, sens de la confidentialité, gestion des priorités, autonomie, sens de l'organisation et réactivité Forte capacité d'adaptation et excellent relationnel Esprit de synthèse et capacité à travailler en interface avec de multiples interlocuteurs Rémunération indicative Fixe brut annuel : 35 000 à 45 000€ (selon profil et niveau de responsabilités) Avantages : Prime annuelle, titres-restaurant, mutuelle, télétravail