Offre n° 194GQCP
Assistant(e) de direction / Assistant(e) administrative (H/F)

13 - MARSEILLE 15 - Localiser avec Mappy

Actualisé le 23 juin 2025

L'entreprise MS Solutions, créée en 2020 à Marseille est une société de nettoyage spécialisée dans l'hôtellerie. Nos services sont disponibles dans plusieurs villes de la région PACA ainsi qu'en île de France. Notre société a pour objectif de satisfaire ses clients de toute la France dans leurs besoins de propreté et entretiens des espaces. L'entreprise compte à ce jour une douzaine de clients hôteliers en contact régulier avec les services dédiés au bon fonctionnement du ménage quotidien dans leur établissement ainsi qu'environ 70 employés en CDD ou CDI. Nous recherchons actuellement un(e) assistant(e) administrative qui travaillera en collaboration directe avec la direction : - Mi temps de 20h par semaine possibilité d'évolution en temps plein - Contrat en CDI avec une période d'essai de 2 mois (renouvelable 1 mois) - Télétravail du lundi au vendredi. Repos le week-end. - Déplacement hebdomadaire une demi-journée (le lundi idéalement) aux bureaux MS SOLUTIONS situés à MARSEILLE 13015. Les responsabilités de l'assistante administrative comprennent : Une partie secrétariat : - Répondre aux appels téléphoniques et gérer les courriels - Gérer le classement et l'organisation des documents - Planifier et organiser des tournées dans les hôtels et des rendez-vous - Assurer le lien entre l'entreprise et les clients Une partie ressources humaines : - Embauches via téléphones et/ou en face à face - Création des contrats de travail - DPAE - Gestion des dossiers des employés - Coordination des entretiens d'embauche - Gestion des congés A savoir = - Une certaine aisance orale est requise (notamment au téléphone) - Permis B souhaité - Possibilité de déplacements en région PACA ou région parisienne afin de visiter nos clients et rencontrer nos collaborateurs et employés

Type de contrat

CDI
Contrat travail

Durée du travail

Temps partiel - 20H/semaine Travail en journée

Salaire

Salaire brut : Horaire de 11.88 Euros à 13.0 Euros
Mutuelle

Déplacements

Déplacements : Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

1 An(s)Cette expérience est indispensable

Compétences

Améliorer des procédures administratives
Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
Assurer la gestion administrative d'une activité
Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
Classement, archivage
Classer des documents
Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
Définir les plannings et congés de ses équipes
Démarche qualité
Développer et fidéliser la relation client
Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
Fournir des informations claires et précises par téléphone
Gestion administrative
Gestion de projet
Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
Gérer la communication interne et externe
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Maintenir une relation clientèle de qualité
Maintenir à jour les dossiers administratifs
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Mettre à jour un dossier, une base de données
Optimiser la performance de l'organisation
Planification de réunions
Planifier et mettre en œuvre des projets administratifs
Procédures administratives
Relayer de l'information
Réaliser la gestion administrative des contrats
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Techniques de communication orales, écrites et numériques
Techniques de gestion du temps
Utiliser les outils de gestion et de la relation client
Utiliser les outils numériques