- Mission du service : Un département d'enseignement assure la formation classique d'étudiants en IUT (BUT et Licences professionnelles) et d'étudiants en alternance et formation continue. - Mission(s) du poste : Le /la secrétaire pédagogique et administrative du département assure, auprès des personnels du département d'enseignement et des étudiants, la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative des activités. Il/elle a la responsabilité de la bonne marche globale de cette gestion et accompagne les équipes du département dans la préparation des dossiers et des activités. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les services de l'IUT dans le respect des procédures et calendriers mis en place. 1- ASSURER LE SUPPORT PEDAGOGIQUE DU DEPARTEMENT - Suivi des étudiants sur le logiciel métier (inscriptions, préparation des jurys avec gestion des notes .) - Relais de l'information scolarité à l'équipe enseignante, au CROUS, à l'Administration du Site (santé, social, sport...) - Information, réservation et modifications de l'emploi du temps sur le logiciel métier - Suivi de la situation des étudiants et relais d'information avec les enseignants et services concernés : absences (sur le logiciel métier), retards, avertissements, vérification des dossiers, cartes étudiantes, soutien administratif des démarches (bourses, sécurité sociale, etc.), déclarations des accidents de travail. - Suivi administratif des étudiants en formation continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en tiers temps, étrangers. - Suivi des candidatures au BUT (PARCOURSUP), et aux Licences Professionnelles (e-candidat) - Suivi administratif des stages : conventions, dossiers RI, gestion physique des rapports. - Mise à jour des informations du panneau d'affichage étudiant : emplois du temps, soutenances, jurys. - Classement et communication des copies de contrôle aux étudiants. 2- ASSURER LE SECRETARIAT ET LA LOGISTIQUE DU DEPARTEMENT - Accueil, secrétariat : traitement et diffusion de l'information, suivi du courrier, parapheurs, archivage. - Logistique : réservation de salles, des moyens de transports, reprographie, gestion des fournitures, petit matériel - Préparation et suivi des différents calendriers et tableaux de bord, communication d'informations (gestion du Site Web, et de la page LinkedIn du Département.) - Affaires générales, vie institutionnelle : préparation des conseils de département, des réunions, des élections, suivi des conventions. - Réalisation des comptes-rendus des réunions du département - Budget du département : suivi des bons de commandes, de la taxe d'apprentissage (prospection et relance) et des missions - Vacataires : constitution des dossiers de vacataires, vérification de leur recevabilité, suivi sur le logiciel métier. 3- PARTICIPER AUX ACTIVITES ADMINISTRATIVES TRANSVERSALES ET MUTUALISEES - Participation aux opérations électorales (tenue bureaux de vote, dépouillement), à l'organisation des manifestations (par exemple Journées Portes Ouvertes) Contribution à la continuité de service lors d'absences prolongées d'un personnel. Connaissances : Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur Savoir faire technique : Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Notions de base des techniques de communication orale et écrite Maîtrise des outils bureautiques classiques (word, excel, messagerie, internet.) Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques (logiciels métiers). Savoirs comportementaux : Savoir travailler en équipe Capacité à gérer le stress Rigueur Sens de la confidentialité Sens de l'organisation