FINALITÉ DU POSTE : La/le Gestionnaire administratif(ve) et des moyens généraux assure le bon fonctionnement des services supports de l'entreprise en garantissant une organisation efficace et structurée. Elle/il veille au traitement du courrier ainsi qu'à la relation avec les administrations pour le renouvellement des documents légaux. Elle/il est également responsable du classement et de l'archivage des documents, tout en garantissant l'approvisionnement en fournitures et consommables nécessaires à l'activité. En parallèle, elle/il supervise l'entretien et la sécurité des locaux, assure la gestion des contrats de maintenance et coordonne les interventions des prestataires. Sous la supervision de la directrice du pôle elle/il pilote la logistique interne, les baux et les aménagements des bureaux afin d'optimiser les conditions de travail. Elle/il entretient des liens avec les entreprises d'insertion et ESAT et veille au bon fonctionnement de l'infrastructure informatique, incluant le réseau et l'installation de nouveaux logiciels. Par son action, elle/il contribue à l'efficacité des opérations et au confort des collaborateurs(rices). En parallèle elle/il participe à la gestion de la relation client et suit les dossiers clients en collaboration avec le pôle Commerce, l'exploitant, et la chargée de la relation client. Enfin elle/il pourra participer à des travaux collectifs à sa demande ou à la demande de la Direction. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES : 1. Gestion administrative et moyens généraux - Gestion du courrier et des archives - Réception, dispatch et traitement du courrier entrant et sortant - Gestion du contrat de réexpédition des courriers si nécessaire - Rédaction des courriers et correspondances administratives - Classement et archivage - Gestion des bureaux - Gestion des baux et des aménagements des bureaux - Assurer l'entretien des locaux en lien avec la société de propreté - Gérer les contrats de maintenance des locaux et des équipements (électricité, clim/chauffage, photocopieurs) des sites d'Entzheim et de Lesmenils - Coordonner les interventions techniques et assurer le suivi des prestataires externes - Superviser la sécurité des locaux (extincteurs, BAES, alarme incendie) et des systèmes de surveillance - Assurer la gestion des stocks, des consommables et des fournitures - Gérer les contrats de maintenance périodique des installations électriques - Organiser les formations et les exercices de sécurité incendie, SST, ainsi que la mise à jour de l'affichage obligatoire - Gérer la relation avec les entreprises d'insertion et les ESAT - Gestion du parc informatique - Gestion des demandes d'installation et mise à jour de logiciels - Veille au bon fonctionnement des équipements informatiques 2. Relation client et Vie du réseau - Relation client - Accueil physique des clients et visiteurs - Orienter et guider les administrés vers les démarches en ligne appropriées, en les accompagnant si nécessaire - Traitements des mails BAL contact Rosace/Losange - Gérer les réclamations clients et rédiger les courriers de réponse appropriés - Informer les clients de la clôture de leur dossier et de leur éligibilité - Traitement des réclamations - Gestion des appels sortants et prévenance clients - Vie du réseau - Traitement des dossiers SI - Suivi des dossiers clients pour garantir leur traitement dans les délais annoncés - Gestion des doublons des dossiers dans les SI - Participation aux réunions bi-mensuelles avec l'exploitant