Activités principales de l'agent-e : 1. Accueil et informations Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants-es 2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant-e Inscriptions : Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant-e pour se connecter aux applications de l'université Renseigner les étudiants-es concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc...) Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents Gérer les demandes de transfert inter-université : Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier Respecter le circuit de signatures Traiter les conventions de stage selon les procédures définies : Veiller au respect de la réglementation en vigueur Assurer le suivi des conventions Assurer l'information des étudiants-es ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques Respecter le circuit de signatures Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes Diplômes/certifications/attestations de réussite : Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central...) Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage 3. Participation à l'ensemble des activités de la structure Participer à la campagne d'inscriptions administratives Renseigner des tableaux de bord Participer aux réunions réseau Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires 4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters Type du contrat : CDD 1 an Profil Connaissance, savoir : Connaître l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université Connaître la réglementation en matière de scolarité Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles Savoir-faire : Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement Rechercher l'information, la vérifier et la classer Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes Travailler en équipe Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...) et spécifiques au domaine Respecter les délais Savoir-être : Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation Savoir être rigoureux-se, discret-e, ponctuel-le Avoir le sens du relationnel et de l'accueil Capacité à assurer la continuité du service Devoir de réserve impératif