MISSIONS DU POSTE - Assister le Directeur de l'école (ENIT) dans l'organisation des activités de la direction. ACTIVITÉS PRINCIPALES - Assister le Directeur - Assurer la gestion du courrier et des agendas partagés - Organiser et planifier les réunions du directeur et les réunions collectives - Rédiger les comptes-rendus de réunion o Gérer les achats, et les EJ - Contribuer au processus de gestion des conventions d'autorisation temporaire d'occupation (AOT) des locaux en regard des demandes occasionnelles. - Assurer l'organisation des instances de l'école - Suivre et respecter les calendriers et échéances - Organiser les réunions et assurer le suivi du Conseil d'école (ODJ, collecte et collation des documents pour l'envoi et la présentation, quorum, CR, PV, délibérations, liste d'émargement...) - Organiser les élections des instances de l'école et les opérations relatives au processus de nomination du Directeur ou la nomination des membres conformément aux procédures et à la réglementation ACTIVITÉS ASSOCIEES - Assurer l'interface avec les pôles et les acteurs externes - Accueillir et informer le public - Modérer les courriers électroniques de l'école - Structurer la gestion des documents de l'ENIT et assurer la mise en œuvre des processus administratifs - Travailler en cohérence avec les services administratifs de l'université et s'assurer de la mise en œuvre des processus et des procédures définis par l'université. - Travailler en cohérence avec les préconisations du délégué à la protection des données de l'université - Identifier les documents de la direction à archiver, les référencer et qualifier la durée de vie et les règles d'accès (accessibilité et communicabilité) - S'assurer de l'unicité du document par la mise à jour des versions des documents le cas échéant - Structurer l'archivage des documents de la direction dans le respect de la cartographie globale des processus - Classer physiquement et numériquement les documents dans le cadre de la démarche de dématérialisation et dans le respect de la cartographie des processus o - Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d'archives COMPÉTENCES REQUISES - Connaissances (savoir) : - Statuts et modes de fonctionnement de l'établissement public - Environnement et réseaux professionnels - Compétences opérationnelles (savoir-faire) : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte o Mettre en œuvre des procédures et des règles de l'établissement public - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Mettre en œuvre la démarche qualité - Compétences comportementales (savoir être) : - Sens de l'organisation o Faire preuve de discrétion - Rigueur/ Fiabilité - Avoir un sens de l'écoute - Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe - Contraintes spécifiques liées au poste : : - Respecter le calendrier universitaire. - Contrainte horaire possible pour nécessité de service. CONDITIONS D'EXERCICE FAVORABLES - 10 semaines de congés - Télétravail possible 1jr/semaine après période d'essai (2 mois) - Durée du travail : 38h00 hebdomadaire - Rémunération selon expérience ou grille indiciaire