Sous l'autorité de la Directrice ou de toute personne habilitée par celle-ci, l'assistant/e administrative assure, pour l'association Etap-Santé, les missions suivantes : MISSIONS GENERALES : ASSISTANT/E ADMINISTRATIVE 0.5ETP : Contribuer à assurer le fonctionnement global de l'association et plus particulièrement au sein de l'antenne SUD : - Assurer l'accueil téléphonique et physique - Veiller à la bonne organisation logistique : gestion des salles de réunions et espaces communs, mise en place /suivi planning d'occupation des locaux - Veiller à l'accueil et au lien avec les fournisseurs de l'antenne sud - Approvisionner en fournitures et gérer le stock de matériel (bureautique et entretien) Participer à la gestion administrative et financière : - Assurer le traitement, le classement et la transmission des pièces comptables en lien avec l'Assistante de Direction et/ou le cabinet comptable - Effectuer la facturation et gérer la caisse - Assurer la bonne gestion des courriers et des documents dans le respect des normes de protection des données : reproduction, classement, archivage, traitement du courrier Suivi de la flotte automobile et gestion des locaux SUD/OUEST : - Assurer le suivi de l'organisation de la flotte automobile (utilisation, entretien, réparation, remplacement, restitution) pour le secteur Sud/Ouest en lien avec l'Assistante de Direction - Assurer le suivi et la gestion des locaux SUD/OUEST (utilisation, entretien, gestion fournitures.) Soutien administratif à la Direction et aux responsables de pôles sur les dimensions stratégiques : - Organisation de réunions, comités - Création d'outils, diaporamas ASSISTANT/E DE FORMATION 0.5ETP : Relations commerciales - Création envoi et suivi des devis - Prospection - Création et mise à jour des fichiers de suivi (clients, prospects, contacts relais) - Réponses aux demandes de renseignements - Echanges courants avec les fonds de formation Appui administratif et financier - Suivi administratif de la dispense d'une session : établissement, envoi et archivage des conventions, contrats, convocations, attestations, émargement - Aide à l'amélioration des process en place - Création, envoi et suivi des factures Appui logistique - Préparation des salles, petits-déjeuners, déjeuner, pauses, matériel nécessaire aux intervenants et rangement - Préparation des ressources pédagogiques pour les stagiaires - Accueil des stagiaires/ gestion parking - Participation aux réunions de coordination amont De manière générale veiller à une bonne communication interne, et réaliser différentes tâches afférentes à sa fonction qui pourront être confiées par la Direction. Qualités requises : - Rigueur et discrétion - Autonomie - Aptitudes au travail en équipe - Capacité d'adaptation - Aisance rédactionnelle - Aisance dans l'usage des outils informatiques Sur le volet Formation : o Logiciel de gestion relation client o Critères Qualiopi / cadre réglementaire de la formation continue o Fonctionnement des prises en charge des fonds de formation