L'ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE : UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - BORDEAUX (33000) Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l'action des conseillers et des collaborateurs au quotidien, assurer un rôle central de secrétariat et d'assistance administrative, apporter un service aux architectes et participer à la vie institutionnelle. VOS MISSIONS SERONT : En tant qu'Assistant(e) administratif(ve), vous serez garant(e) de la bonne gestion administrative et logistique de l'Ordre. Vos principales activités seront : Gestion administrative et secrétariat - Accueil physique et téléphonique. - Transmission des dossiers d'inscription à la personne chargée du tableau. - Gestion de la boite mail de l'Ordre (réponse, transfert, suivi, classement, gestion d'évènements dans l'agenda partagé). - Gestion du courrier (réception et envoi). - Classement et archivage quotidien (courriers, mails, attestations.) - Gestion du planning des salles (en lien avec les modules MAJ et 308MA). - Gestion, commande et suivi des stocks (consommables et fournitures administratives). - Gestion des déplacements des conseillers et collaborateurs (réservations d'hôtel, transport, repas). - Gestion des indemnités conseillers : récupération et vérification des justificatifs ; tenue d'un tableau de suivi ; transmission des fiches indemnités à la comptable pour paiement. - Préparation des évènements (réunions, Bureaux, Conseils, etc.) : réservation et mise en place des salles, accueil café et intendance, gestion des inscriptions, constitution des dossiers, collecte des paiements si nécessaire. - Traitement et envoi du courrier des dossiers juridiques préparés par les juristes. - Participation à l'envoi du Journal ANA et mise à jour du fichier (en lien avec la chargée de communication). - Validation des petites annonces sur le site internet (en lien avec la chargée de communication). - Accompagnement et assistance aux collaborateurs. - Rédaction de courriers, prises de notes et comptes rendus. - Mise à jour de la « to-do list ». - Gestion du planning des salles et organisation des réunions (Bureaux, Conseils, formations, événements). - Veiller à la propreté et au rangement de l'espace d'accueil et à l'équipement du 308. Gestion des locaux (siège de Bordeaux et pôles) - Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs.) - Maintenance des locaux du siège de Bordeaux - Demande de devis d'entretien/réparation - Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment. Participation à la communication et aux événements - Contribution à l'organisation d'évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d'Architecture en Mouvement, After-archi.). - Participation aux actions de communication (envoi du Journal ANA, validation de petites annonces, mise à jour de fichiers). Participation à la démarche Qualité de l'institution - Renseigner quotidiennement le tableau de suivi des demandes extérieures Conseils et Bureaux - Participation aux Conseils et Bureaux sur invitation des élus VOUS COLLABOREREZ AVEC SEPT PERSONNES : A Bordeaux : - le délégué général : - la chargée de missions comptabilité & RH - la chargée de communication & innovation A Limoges : - les deux juristes A Poitiers : - la chargée de missions commande publique et formation - la chargée de missions Tableau et assurance Poste basé au siège de l'Ordre à Bordeaux - Déplacements rares - CDI de 35h/semaine - Horaire du lundi au vendredi : 7h par jour