Description du poste : Sous la responsabilité de la direction, l'assistant(e) administratif(ve) assure un rôle central dans l'organisation quotidienne des interventions. Missions principales : Accueil et communication - Répondre au standard téléphonique de l'entreprise - Être l'interlocuteur(trice) des locataires, gardiens d'immeubles et partenaires - Transmettre une image professionnelle, courtoise et rassurante de l'entreprise Gestion des rendez-vous et planification - Contacter les locataires pour leur communiquer les dates et créneaux d'intervention des techniciens - Informer les gardiens des dates d'intervention prévues dans les résidences - Saisir, mettre à jour et suivre les rendez-vous dans NEXXIO - Assurer le lien avec la personne en charge de la planification des techniciens Suivi administratif des commandes - Classer et suivre les dossiers selon leur statut : - fiches confirmées - fiches en attente de confirmation - fiches à relancer - Effectuer les relances nécessaires auprès des locataires et/ou gardiens Priorisation des interventions - Identifier les interventions à forts enjeux d'organisation (ex. : travaux nécessitant 2 techniciens pendant 3 heures) - Obtenir les confirmations de rendez-vous dans les meilleurs délais afin de : - sécuriser la planification - éviter les créneaux vides difficiles à compléter - Travailler en étroite collaboration avec la planification pour optimiser les tournées des techniciens Rédaction et communication écrite - Rédiger des emails professionnels, clairs et structurés - Veiller à une orthographe irréprochable et à une bonne qualité rédactionnelle - Assurer le suivi des échanges écrits avec les clients et partenaires Compétences requises - Excellente organisation et rigueur administrative - Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et dans le stress - Sens des priorités et de l'anticipation - Aisance téléphonique et bon relationnel - Très bonnes compétences rédactionnelles (orthographe, syntaxe) - À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers (la connaissance de NEXXIO est un plus) Qualités personnelles attendues - Méthodique et structuré(e) - Réactif(ve) et fiable - Autonome tout en appréciant le travail en équipe - Résistant(e) au stress lié au volume d'activité - Sens du service et de la satisfaction client