Assistanat de Direction Gérer l'agenda et les rendez-vous via l'outil informatique de la Direction Générale et des membres du CODIR Organiser et préparer les déplacements et réunions internes et externes (conférences, séminaires, visites diverses.) Organiser et préparer les réunions internes avec 4 participants, dont au moins 1 participant externe (calendrier, documents de travail.) Réception des messages des riverains sous toutes les formes (email, appel vocal.) et tenue du tableau de bord de suivi des demandes riverains Reporting des messages riverains auprès de la Direction Générale et diffusion des réponses Mise en forme de documents (courriers, comptes rendus.)Fonction accueil Assurer l'accueil physique des visiteurs Assurer les relations téléphoniques, filtrage et prise de messages Secrétariat Récupérer le courrier à l'accueil situé au rez-de-chaussée Traiter le courrier entrant et sortant dans le cadre d'une démarche de dématérialisation Organiser et réaliser le classement physique et informatique des documents dans l'esprit d'une démarche qualité et de dématérialisation Envoyer des courriels d'information de premier niveau à l'équipe à la demande de la Direction Générale Moyens généraux Vérifier l'état des salles de réunion, de l'espace détente et de l'espace accueil visiteurs (eau, matériel, machine à café, stock de café, maintien du bon ordre.) Gérer les fournitures de bureau (recensement des besoins, commandes, réception, distribution/rangement, validation des factures) Gestion du copieur multifonction (approvisionnement, maintenance) Préparer diverses commandes liées au bon fonctionnement de l'entreprise (fournitures diverses, café, matériel informatique, téléphonie mobile.) Réceptionner les colis et livraisons au rez-de-chaussée Participer à la préparation de l'arrivée de nouveaux salariés (installation du matériel bureautique, badges d'accès, ouverture des comptes RIE, clés de bureaux, préparation des EPI.) Gestion du prestataire informatique (recensement des difficultés, planification des interventions, suivi de la prestation) Référent interne sur le serveur informatique (création, modification de dossiers) Gestion de la flotte automobile (nettoyage, entretien, contrôle technique, assurance) Gestion des moyens de télécommunication (mobile, fixe et internet)Vérification par un prestataire des dispositifs électriques, extincteurs et dispositifs d'éclairage de secours des locaux