1. Intitulé du poste Secrétaire Administrative - Pôle Administratif & Multi-Sites 2. Positionnement dans l'organigramme - Sous l'autorité directe du Directeur Général - En lien fonctionnel avec la secrétaire, les Chefs de Service, l'équipe éducative, la comptabilité et les partenaires externes - Poste transversal intervenant sur Strasbourg, Nantes et les 4 maisons 3. Finalité du poste Assurer la gestion administrative, documentaire et réglementaire de la structure, garantir la fiabilité des dossiers (salariés, autos, jeunes), soutenir les équipes éducatives et contribuer à la qualité du service rendu aux jeunes accueillis. 4. Missions principales A. Gestion du secrétariat général - Traitement des mails (3 boîtes), gestion des appels, veille administrative - Enregistrement, classement et archivage des documents (Drive + papier) - Impression et diffusion des documents nécessaires aux équipes - Gestion logistique simple (réunions, déplacements, fournitures) B. Gestion administrative du personnel Outils : Drive - Skello 1. Dossiers salariés & autos (≈ 42 dossiers) - Mise à jour des dossiers : attestations d'honorabilité, vigilance, RIB, pièces administratives - Gestion des contrats de travail, avenants, attestations - Suivi des CPS, fiches mission - Gestion Mutuelle / Prévoyance - AST : programmation des RDV, suivi de l'enquête annuelle - OPCO : déclarations, suivi des actions, demandes de remboursement - Gestion des cartes professionnelles 2. Conformité réglementaire - Vérification de la complétude et conformité des dossiers - Mise à jour du registre du personnel - Préparation des éléments en cas de contrôle (Inspection du travail, URSSAF, OPCO, etc?) C. Gestion administrative des jeunes Outil : Silao - Récupération, scan, renommage et enregistrement des documents - Mise à jour des dossiers jeunes - Mise à jour de la liste de présence dans les établissements - Tenue du registre Entrée/Sortie - Suivi et relance des conventions - Préparation des documents pour réunions, bilans, audiences D. Aide à la comptabilité 1. Factures - Numérotation, tampon comptabilisé, scan sur Pennylane? - Contrôle des factures OPCO et AST - Lecture du Grand Livre + relances 2. Production comptable - Établir les factures mensuelles des prix de journée (≈ 20/mois) - Dépôt sur Chorus ou envoi par mail - Établir les décomptes valorisés des autos (≈ 26 autos) - Contrôle + relances en lien avec les chefs de service 3. Documents institutionnels - Participation au Rapport budgétaire - Contribution au Rapport d'Activité - Plan de formation E. Coordination multi-sites - Harmonisation des pratiques administratives entre Strasbourg et Nantes - Transmission fluide des informations entre les équipes - Gestion des urgences administratives liées aux admissions rapides ou situations complexes F. Soutien aux équipes éducatives - Préparation des dossiers pour réunions d'équipe - Mise à disposition des documents nécessaires aux éducateurs - Centralisation des demandes administratives - Aide à la mise en forme de documents éducatifs G. Suivi d'indicateurs et reporting - Mise à jour d'indicateurs mensuels (présences, admissions, formations, AST, .) - Extraction de données (Silao, Skello,) - Préparation de tableaux de bord pour la direction H. Participation à l'amélioration continue - Proposition d'améliorations des procédures administratives - Participation à la rédaction et mise à jour des protocoles internes - Contribution à la démarche qualité (HAS, bonnes pratiques) I. Relations avec les partenaires - Interface administrative avec ASE, établissements scolaires, OPCO, AST, mutuelles, prévoyance, fournisseurs - Transmission des documents demandés - Suivi des conventions et contrats externes 5. Compétences requises Savoirs - Connaissance du secteur social/médico-social - Maîtrise des outils collabora