Service des Admissions A COMPTER DU 18 MAI 2026 (CDD de 5 mois) MISSIONS PRINCIPALES: Gestion des admissions - Accueillir, informer et orienter les habitants potentiels et leurs familles (accueil physique et téléphonique) - Réceptionner, vérifier et enregistrer les dossiers de demande d'admission - Assurer le suivi des listes d'attente - Participer aux commissions admissions en équipe pluridisciplinaire - Préparer et constituer les dossiers administratifs d'admission - Gérer les transports pour les rendez-vous médicaux des habitants Suivi administratif des habitants - Rédiger et gérer les contrats de séjour et leurs avenants des habitants sous mesure de protection - Collecter et contrôler les pièces administratives nécessaires (état civil, couverture sociale, ...) - Mettre à jour les dossiers administratifs des habitants tout au long de leur séjour - Assurer l'archivage et la confidentialité des documents Coordination et communication - Travailler en lien étroit avec la direction, les équipes des résidences et les partenaires externes - Informer les familles des démarches administratives et des procédures d'admission - Participer à la transmission des informations administratives utiles aux équipes concernées Gestion administrative et reporting - Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels métiers - Compléter les tableaux de suivi des admissions - Contribuer à l'amélioration des procédures administratives du service Accueil et secrétariat - Assurer l'accueil téléphonique et physique du service des admissions - Traiter le courrier, les courriels et les demandes diverses liées aux admissions PROFIL RECHERCHE: - Diplôme exigé : Bac +2, formation administrative - Expérience en secteur public souhaitée Les « savoirs » : - Connaissance du secteur médico-social, en particulier du fonctionnement des EHPAD - Connaissance de la réglementation des admissions en EHPAD (contrat de séjour, droits des usagers, .) - Connaissance des dispositifs de prise en charge financière : APA, APL/ALS, aide sociale à l'hébergement - Connaissance des organismes partenaires (Conseil départemental, organismes tutélaires) - Connaissance des règles de confidentialité et de secret professionnel - Maîtrise de base des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) Les « savoir-faire » - Accueillir et informer les usagers et les familles avec clarté et pédagogie - Constituer, vérifier et suivre des dossiers administratifs complets - Rédiger des documents administratifs (courriers, contrats, comptes rendus simples) - Utiliser efficacement les logiciels métiers - Organiser et prioriser son activité dans le respect des délais - Mettre à jour des bases de données et tableaux de suivi - Travailler en coordination avec les équipes pluridisciplinaires - Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration - Gérer les situations sensibles ou urgentes avec professionnalisme Les « savoir-être » - Sens de l'accueil, de l'écoute et de l'empathie - Discrétion et respect strict de la confidentialité - Rigueur, organisation et fiabilité - Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (familles, partenaires, équipes internes) - Capacité à gérer le stress et les situations émotionnellement difficiles - Diplomatie et tact dans les échanges - Esprit d'équipe et sens du service public / de l'intérêt collectif - Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte - Adaptabilité et réactivité face aux imprévus CONDITIONS DU POSTE: Poste à temps plein (35 heures) - CDD 5 mois de remplacement d'un congé de maternité - du lundi au vendredi - repos fixes le week-end. Niveau d'emploi : Catégorie C de la Fonction Publique Hospitalière. RTT et congés annuels proratisés sur la période d'emploi Rémunération : nous consulter