Mission Principale : Assurer le support administratif et commercial de l'entreprise en coordonnant les activités de gestion et de vente, et en garantissant une organisation optimale. Contribuer à l'efficacité de l'entreprise par une gestion rigoureuse des tâches administratives et une assistance proactive aux équipes commerciales. Responsabilités : 1. Support Administratif : - Gérer l'agenda du Directeur Général et organiser les réunions. - Préparer et suivre les dossiers administratifs. - Assurer la gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques. - Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les prestataires de services. 2. Support Commercial : - Assister l'équipe commerciale dans la préparation des offres et des contrats. - Suivre les commandes clients depuis la réception jusqu'à la livraison. - Gérer la base de données clients et assurer la mise à jour régulière des informations. - Participer à l'organisation des événements commerciaux et des salons professionnels. - Répondre aux e-mails et demandes des clients de manière professionnelle et en temps opportun. - Assurer le suivi des demandes clients pour garantir leur satisfaction. - Sourcing des packagings : identifier et sélectionner les fournisseurs de packaging. - Cotation et négociation des prix : obtenir des devis et négocier les tarifs des fournisseurs et transporteurs. - Gestion des transports : organiser et suivre les expéditions des produits. 3. Gestion de la Documentation : - Classer et archiver les documents administratifs et commerciaux. - Rédiger les comptes rendus de réunions et les rapports mensuels. - Assurer la conformité des documents aux procédures internes et réglementations en vigueur. 4. Coordination et Communication : - Faciliter la communication interne entre les différents départements. - Organiser et coordonner les déplacements professionnels des équipes. - Jouer un rôle d'interface entre l'entreprise et ses partenaires extérieurs. 5. Facturation et Suivi des Paiements : - Établir et envoyer les factures aux clients. - Suivre les paiements et gérer les relances en cas de retard. - Assurer la gestion et le suivi des comptes clients et fournisseurs. 6. Suivi et Reporting : - Suivre les indicateurs de performance et préparer les tableaux de bord pour la direction. - Assurer le suivi des budgets administratifs et commerciaux. - Préparer les présentations pour les réunions de direction et les rapports de fin d'année. - Créer et maintenir une base de données des sous-traitants et assurer le suivi de cette base. Compétences Requises : - Techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). - Connaissance des logiciels de gestion commerciale et administrative. - Compétences en gestion de base de données et en CRM. - Soft Skills : - Excellente organisation et gestion du temps. - Rigueur et attention aux détails. - Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités. - Excellentes compétences en communication orale et écrite. - Sens du service et orientation client.