Référence interne 18854 RÉSUMÉ DU POSTE Le/ La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d'un portefeuille de formations professionnelles, parmi lesquels : CES, DU, DIU, FQ et AFOHU. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS - Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue. - Répondre à l'ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l'alias du service - Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l'UFR - Aide à l'instruction des dossiers de candidature et de demande d'autorisation d'inscription : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d'inscription et le tarif à appliquer - Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier. - Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et d'inscription - Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1 - Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité - Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d'émargement - Aide à la réalisation des attestations de présence - Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation - Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel) - Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d'inscription - Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU) - Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel) Conditions particulières d'exercice Utilisation des logiciels Apogée, CanditOnLine (et ses interfaces), Ametys et de l'espace numérique de l'Université (Nextcloud) Connaissances - Méthodes et outils d'aide à l'orientation - Droit de la formation - Diversité des publics - Techniques documentaires - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique - Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) Savoir-faire - Compétences opérationnelles - Savoir gérer son activité dans un calendrier et une multiplicité des demandes (mail, accueil, téléphone) - Savoir planifier son activité, respecter les délais et être polyvalent - Accueillir les usagers concernées - S'exprimer de façon claire et concise - Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique - Utiliser les techniques de gestion administrative - Rédiger des documents simples d'information et de communication - Collaborer avec les différents service internes de l'UFR