MISSIONS ET ATTRIBUTIONS L'assistant du service formations est un.e administratif.ve spécialisé.e dans la gestion et le suivi des actions de formation. Il.elle gère les aspects administratifs et l'organisation logistique. Sous la responsabilité de la responsable du service, l'assistant.e formations aura pour mission : La gestion administrative logistique et financière des formations proposées de la demande d'inscription à la facturation en respectant le référentiel Qualiopi : - Gestion de l'accueil téléphonique et des demandes par mail du service Formations, - Edition de devis et des conventions de formation pour les formations du catalogue, - Suivi des inscriptions et dossiers des participants (demande de prise en charge) sur les outils informatiques, - Edition et envoi des documents en lien avec les sessions de formation en présentiel et distanciel (convocations, conventions, règlement intérieur, programme, plan d'accès, liste hôtels et restaurants, évaluations pré et post formation pour les apprenants et pour les formateurs) - Mise à jour de la base de données des adhérents et stagiaires et la CVthèque. - Préparation des sessions de formation (feuilles d'émargement, organisation de la salle, du matériel, achat des billets de train ou d'avion des formateurs, réservations d'hébergements) - Accueil physique des apprenants, - Suivi des sessions de formations (certificat de réalisation et attestations d'assiduité, recueil des évaluations.), - Edition et communication des factures au service comptabilité et au prescripteur, - Réalisation et mise à jour régulière d'outils de suivi de l'activité (quantitatif et qualitatif) - Appui dans la gestion des relations avec les formateurs. - Participation à la réalisation de E-learning - Rendre compte des difficultés à la responsable formation. PREREQUIS - BAC+2 - Niveau 5 - Expérience notable dans un métier de « services aux Entreprises » (service client, service administratif) - Une expérience de 2 ans minimum au sein d'un organisme de formation ou d'un CFA serait un plus. SAVOIRS : - Maîtrise des outils informatiques sous un environnement MAC de préférence (Pack Office ou équivalent), - L'usage de plusieurs applications ou progiciels ci-dessous (ou équivalent) serait un plus : >> un LMS (Digiforma) >> conception de contenus : CANVA, Brevo, Videoscribe, Genially, suite Adobe, >> facturation : Stripe, >> outil collaboratif : Wrike, - Aisance dans l'expression écrite et orale, excellente orthographe, - Gestion de l'accueil physique et téléphonique. SAVOIR-FAIRE : - Actualiser des données de suivi d'activité, - Connaître les dernières technologies et logiciels de bureautique - Rédiger et mettre en forme les documents, - Renseigner et orienter les clients internes et externes efficacement. SAVOIR-ÊTRE : - Organisation, rigueur et méthodologie dans le travail, - Savoir respecter les consignes, - Savoir hiérarchiser les priorités, être multitâche, - Manifester de l'aisance relationnelle et le goût du contact, - Appétence pour l'apprentissage, - Avoir le sens du service, de la collaboration, discrétion.