L'ALFOREAS-IRTS DE LORRAINE recrute 1 Secrétaire Gestion Administrative des Apprenants et Admissions (H/F) pour son site de Nancy. CDD (jusqu'au 24 juillet inclus) à temps partiel - 24H/semaine MISSIONS : Secrétariat des services Admissions (50%) et Gestion Administrative des Etudiants (50%) Le (la) secrétaire travaille en collaboration et coopération avec le responsable de service. Il/Elle participe à l'organisation et au bon fonctionnement du service : - Service Admission : - Répondre aux requêtes des différents interlocuteurs internes et externes (candidats, employeurs.) - Collecter les pré-inscriptions des candidats et gérer les inscriptions (de la réception à la validation) - Organiser les épreuves écrites et orales (de la planification à la communication des résultats) - Superviser la tenue de la commission d'admission - Suivre les dossiers en post-admission - Assurer le suivi administratif complet des candidats (inscription, convocation.) - Gérer les intervenants occasionnels (dossiers d'intégration, planning, facturation-paie en lien avec les services concernés.) - Service de Gestion Administrative des Etudiants (GADE) en formation : - Gérer le suivi administratif des dossiers apprenants - Transmettre les informations aux collègues et aux partenaires financiers - Compléter les déclarations et attestations périodiques aux institutions et partenaires - Renseigner par téléphone les demandes liées aux formations, rémunérations, aides financières, statuts - Elaborer et envoyer les devis le cas échéant concernant les filières d'apprentissage - Traiter les données via des applicatifs appropriés (KAIROS, Transitions Pro et LAREMU, CRGE.). - En commun aux 2 services : - Programmer les rendez-vous - Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, mails - Contribuer à une collaboration continue avec les différentes filières et autres services internes - Participer aux réunions d'équipe - Veiller et appliquer la législation en cours - Etablir à la demande du Responsable de Service des statistiques - Se positionner en tant qu'appui administratif du Responsable de service - Faire suivre les informations (e-mail, notes, etc.) pour le compte d'un responsable ou d'un ou plusieurs services en fonction de l'organisation de la structure. Compétences attendues : - Avoir une connaissance des spécificités du secteur (les établissements, les métiers, les publics) - Maîtriser un vocabulaire spécifique - Respecter la méthodologie interne - Savoir accueillir le public et orienter les personnes selon leurs demandes - Acquérir une éthique professionnelle - Maitrise des outils bureautiques, des techniques de secrétariat, de communication, capacités rédactionnelles - Savoir chercher l'information et la mettre en application - Travailler en équipe, en lien avec les secrétaires des autres filières - Capacité à gérer l'ordre des priorités Lien Hiérarchique : Placé sous la responsabilité de la Direction des Formations. Diplômes : Baccalauréat ou équivalent Secrétariat Assistanat exigé. Niveau BTS apprécié. Expérience : Justifier de trois années d'expérience professionnelle minimum. Classification : CCN du 15 mars 1966 - salaire suivant grille Technicien Qualifié (1259 € brut de base) + reprise d'ancienneté à définir selon CCNT + Tickets restaurant + Ségur.