IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles : -Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers -Poste à 50% - Forfait jour - Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l'assistante de direction - Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME - Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication) MISSIONS DETAILLEES 1. Gestion administrative et organisationnelle - Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous - Tenue de l'agenda de la cheffe d'établisement Réservation des salles et organisation des visioconférences Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports) Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction - Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde - Participation à la gestion administrative des conventions - Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l'établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs) - Classement et archivage des documents 2. Accueil et communication - Accueil physique et téléphonique - Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS - Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé - Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels - Activité nécessitant discrétion et confidentialité - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs) - Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation - Capacités rédactionnelles avancées CAPACITES REQUISES - Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité - Sens du travail en équipe - Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition - Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle - Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle - Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE - Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement