Le/La secrétaire administratif (ve) accueille physiquement et téléphoniquement les publics sollicitant les services de l'organisme. Il/Elle réalise des travaux de dactylographie à la demande de la direction et assure le traitement administratif ainsi que le suivi des dossiers relatifs aux parcours des personnes accueillies en formation à EANIS (Région, France Travail, Organismes de prise en charge des formations...). Le/La secrétaire est également responsable des tâches administratives quotidiennes : gestion du courrier, classement, archivage, commandes de fournitures, etc.. MISSIONS Accueil et Communication : - Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques. - Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques. - Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique. - Réaliser et micro-éditer des documents de communication. Dactylographie : - Frapper, mettre en page et éditer des documents. Organisation : - Éditer des listes de stagiaires. - Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers. - Éditer et afficher les plannings. - Archiver les dossiers classés. - Commander des fournitures de bureau. - Suivre le cahier des messages interne. - Gérer le courrier entrant et sortant. - Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets. Gestion des dossiers administratifs des stagiaires : - Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés. - Enregistrer mensuellement les heures des formateurs. - Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires. - Tenir les tableaux de notes. - Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution. - Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies. - Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier. COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES Compétences Techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). - Maîtrise de l'orthographe. - Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement. Qualités Personnelles : - Sens de l'organisation et de la rigueur. - Bon relationnel et capacité d'accueil. - Polyvalence et autonomie. - Discrétion et respect de la confidentialité Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.