Nous recherchons notre gestionnaire administratif et financier pour prise de poste immédiate. Finalité du poste Assurer la gestion administrative et financière quotidienne des différentes structures du groupe et constituer l'interface principale entre la Direction, les équipes opérationnelles et le cabinet cabinet comptable. cabinet comptable assure la production comptable, les déclarations fiscales, la paie et le social ainsi que le juridique courant. Le poste sur place garantit la qualité, la complétude et la transmission des informations au cabinet, tout en assurant le suivi quotidien des fournisseurs, clients, règlements, caisses, salariés, dossiers administratifs, investissements et subventions. L'objectif est que la Direction puisse s'appuyer sur une personne capable de centraliser l'information, suivre les échéances, détecter les anomalies et faire avancer les dossiers, sans maintenir une comptabilité complète en interne. 1. Gestion administrative générale - Centraliser, traiter et classer les courriers et documents administratifs des différentes structures. - Assurer le classement et l'archivage numérique des documents. - Rédiger les courriers administratifs courants. - Fournir un support administratif à la Direction et aux responsables opérationnels. - Suivre les contrats, abonnements et principales échéances administratives. - Assurer le suivi des dossiers en cours et relancer les interlocuteurs lorsque nécessaire. - Participer au montage administratif des projets. - Assurer la circulation des informations entre les différentes structures et les prestataires externes. - Prendre en charge les demandes administratives ponctuelles et imprévues. 2. Fournisseurs et achats - Centraliser l'ensemble des factures fournisseurs. - Vérifier la cohérence entre factures, devis et bons de commande. - Vérifier que les factures sont établies au nom de la bonne structure. - Identifier et réclamer les factures ou justificatifs manquants. - Déposer, classer et affecter correctement les pièces dans ZEENDOC. - Suivre les échéances fournisseurs. - Préparer les règlements pour validation par la Direction. - Vérifier le suivi des paiements. - Répondre aux demandes de cabinet comptable concernant les factures et opérations fournisseurs - Assurer un suivi particulier des investissements importants. 3. Clients, devis et facturation - Établir les devis et factures des clients en compte. - Assurer le suivi administratif de la facturation. - Suivre les règlements clients et identifier les retards de paiement. - Effectuer les relances clients. - Signaler les impayés significatifs à la Direction. - Transmettre à cabinet comptable les éléments nécessaires à la comptabilisation du chiffre d'affaires. Les compétences clés attendues sont (elles s'exerceront aussi avec les activités liées aux banques, les règlements, la trésorerie, les caisses, la billetterie, la boutique, les dépôts bancaires, l'interface comptable avec cabinet comptable, le social, l' administration du personnel, le suivi juridique, les subventions, les investissements, les projets, la répartition des responsabilités avec le cabinet comptable, les statistiques et tableaux de bord) : - Organisation et gestion administrative multi-structures. - Bonne compréhension des circuits fournisseurs, clients et trésorerie. - Capacité à contrôler la cohérence de documents sans réaliser la comptabilité technique. - Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel. - Capacité à tenir des tableaux de suivi simples et fiables. - Qualités rédactionnelles et relationnelles. - Capacité à respecter les échéances et à relancer les interlocuteurs. - Goût pour la polyvalence et les environnements PME. - Suivi de caisse, préparation des dépôts bancaires et contrôle des justificatifs. - Tenue de statistiques et tableaux de bord sur Excel.