Sous la responsabilité de la cheffe de service et de la directrice, et en collaboration avec les professionnels des établissements ENSEMBLE, l'assistante administrative assure les missions suivantes : Gestion et suivi des tâches administratives Les tâches de gestion et de suivi administratif se répartissent comme suit : -          Préparation des aides financières pour les personnes accompagnées -          Mise à jour des tableaux de reporting -          Prospection pour la recherche de logements et relances des bailleurs -          Organisation pratique des arrivées des familles : ouverture des compteurs, réalisation des commandes, coordination entre les livreurs et l'équipe -          Comptes-rendus de réunion -        Prise des rendez-vous au besoin -        Participation aux réunions d'équipe Ce poste requiert de la polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir. Maitriser pack office - Word - Excel- Microsoft 365 - -OUTLOOK - Savoir-faire -          Savoir adapter son langage aux interlocuteurs et s'exprimer avec clarté au téléphone -          Avoir des facilités rédactionnelles -          Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs -          Savoir orienter les visiteurs entre les différents interlocuteurs -          Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise -          Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires -          Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations -          Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel -          Savoir établir les bons de commande -          Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées Savoir-être -          Autonomie -          Bienveillance -          Sens de l'écoute et de la discrétion -          Respect des personnes -          Capacité d'adaptation, d'organisation de polyvalence, de rigueur et de disponibilité -          Réactivité et sens de l'initiative -          Aptitude à s'inscrire dans un travail d'équipe -          Capacité à poser un cadre ferme et bienveillant -          Capacités d'analyse et de synthèse -          Capacité à gérer les conflits -          Sens de la communication -          Sens des responsabilités Expérience souhaitée dans des fonctions similaires Durée hebdomadaire de travail : 17 H30 HEBDO Diplôme : BEP -  BAC Pro secrétariat