[69902] ADAPEI 79 - IME Niort sous l'autorité de la direction adjointe de pôle, vous réaliserez les tâches administratives de l'IME-SESSAD-PCPE de Niort. - vous assurez l'accueil physique et téléphonique, vous orientez les personnes et assurez la transmission des informations - vous êtes le relais et l'interface avec les partenaires internes et externes - vous assurez le traitement du courrier (ouverture, suivi, diffusion...) - vous facilitez la circulation de l'information et en assurez la diffusion auprès des professionnels, des différents services, des familles et des partenaires - lorsque des réservations de salle sont effectuées vous réalisez l'installation de la salle si besoin avec le matériel nécessaire, l'accueil avec eau, café... commande de repas si nécessaire... - vous gérez et tenez à jour les dossiers administratifs informatique et papier des personnes accompagnées - vous organisez l'archivage et le mettez en oeuvre - avec l'appui de logiciels informatiques vous saisissez les présences et facturation résidents, vous assurez le lien avec les services supports et les partenaires - vous assurez avec régularité et fiabilité la gestion et le suivi des dossiers sous votre responsabilité - vous rédigez et saisissez des documents attendus, type compte rendu de réunions, note d'information, courriers...dans le respect des règles ou supports existants - vous êtes force de proposition pour créer des outils et supports permettant d'améliorer l'organisation, le suivi et la gestion de l'information (tableaux Excel, procédures, modes-opératoires...) - vous assurez le suivi des dossiers RH - vous saisissez les déclarations d'accidents de travail via le logiciel Bluekango - vous assurez la ventilation des factures après rapprochement avec bons, devis... - vous rédigez les courriers de relance en cas d'impayés dans le respect de la procédure établie. - vous effectuez le suivi budgétaire et alertez votre responsable en cas de dépassements des budgets alloués - vous assurez le suivi et la saisie des tableaux de bord et enquêtes diverses - vous réalisez des reporting et états statistiques en lien avec l'activité - vous préparez les dossiers administratifs utiles à la rédaction de rapports d'activités, de plan de formation, de budgets prévisionnels... - vous tenez à jour les sources documentaires de fonctionnement - vous assurez la continuité de service en cas d'absence de collègues - vous partagez votre savoir- faire - vous rendez compte régulièrement à votre responsable hiérarchique Description du profil recherché: connaissance du secteur médico-social et du handicap souhaitée - bonne maitrise de l'outil informatique, logiciel, bureautique... - capacité organisationnelle, gestion du temps et des priorités, vous êtes rigoureux et méthodique - bonne capacité rédactionnelle - capacité à travailler en autonomie et être force de proposition - capacités: accueillir, être à l'écoute, discrétion, confidentialité, esprit d'équipe et de solidarité Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour