Véritable bras droit organisationnel des dirigeants, vous jouez un rôle central dans la coordination de leurs activités et dans la gestion administrative, juridique et opérationnelle de nos sociétés. Au-delà d'un rôle classique d'assistanat, vous contribuez à fluidifier l'exécution des projets, à structurer les priorités et à simplifier le quotidien des dirigeants. Vous êtes un point de contact de confiance pour nos partenaires, conseils, investisseurs, prestataires et équipes. Ce poste offre une exposition directe à des sujets variés liés à l'investissement, l'immobilier, la gouvernance d'entreprise et la gestion patrimoniale. Vos responsabilités Assistance de Direction des Co-PDG - Gestion proactive des agendas et des priorités des dirigeants - Organisation des réunions internes et externes - Préparation des dossiers, supports et éléments de décision - Gestion et suivi des courriers, emails et demandes diverses - Organisation des déplacements professionnels et personnels - Rédaction de comptes rendus, synthèses et notes de suivi - Anticipation des échéances et des besoins des dirigeants - Coordination des interlocuteurs internes et externes - Gestion de sujets personnels ou patrimoniaux confiés par les dirigeants Pilotage et suivi des priorités - Préparation et coordination des réunions stratégiques - Structuration des plans d'action issus des réunions - Suivi de l'avancement des décisions prises - Relance des parties prenantes concernées - Coordination de projets transverses confiés par les dirigeants - Production de synthèses permettant de faciliter la prise de décision - Contribution à l'amélioration continue de l'organisation des sociétés Coordination Administrative et Financière - Suivi administratif des différentes sociétés - Gestion documentaire et archivage - Émission et suivi de la facturation - Suivi des règlements et encaissements - Participation à la tenue administrative et comptable des sociétés via Pennylane - Coordination avec les experts-comptables et partenaires financiers - Mise à jour des tableaux de bord et reportings - Préparation des éléments nécessaires aux prises de décision des dirigeants Gestion Immobilière et Patrimoniale - Suivi administratif des actifs immobiliers - Relation avec les locataires, prestataires et partenaires - Gestion des loyers, quittances et échéances - Suivi des contrats et assurances - Coordination des interventions et travaux lorsque nécessaire - Participation au suivi des investissements patrimoniaux Support Juridique et Gouvernance - Organisation et préparation des assemblées générales - Suivi des formalités juridiques courantes - Mise à jour des registres et documents sociaux - Coordination avec les avocats, notaires et conseils - Veille au respect des obligations administratives et réglementaires - Suivi des échéances de gouvernance des sociétés Outils, IA et amélioration continue - Utilisation des outils numériques et d'intelligence artificielle pour améliorer l'efficacité du poste - Participation à l'automatisation progressive des processus administratifs - Recherche de solutions permettant de gagner en productivité et en qualité d'exécution - Contribution à la structuration des outils et méthodes de travail de la holding Ce que nous offrons - Une proximité directe avec les dirigeants - Une exposition à des sujets stratégiques variés - Une grande autonomie dans l'organisation du poste - Un environnement entrepreneurial stimulant - Une forte courbe d'apprentissage - La possibilité d'évoluer progressivement vers un rôle élargi de Chief of Staff- Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) - Expérience de 5 à 10 ans minimum auprès de dirigeants, entrepreneurs, investisseurs ou structures patrimoniales - Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités - Très forte autonomie et sens des responsabilités - Grande discrétion et sens de la confidentialité - Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles - Forte capacité de synthèse - Goût pour les environnements exigeants et en forte croissance - Intérêt pour les sujets liés à l'investissement, l'immobilier, l'entrepreneuriat et la gouvernance - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs - Sensibilité aux outils IA et à l'automatisation - Anglais professionnel Une expérience au sein d'un family office, d'une holding patrimoniale, d'un cabinet de conseil, d'un fonds d'investissement ou auprès de dirigeants entrepreneurs serait particulièrement appréciée.