Catégorie : B Direction : Environnement et Cadre de Vie MISSION : Assiste le/la directeur.trice dans le fonctionnement administratif de la direction, et assure le lien entre les services et avec les autres directions. Suit les dossiers administratifs, en particulier les courriers et les délibérations ACTIVITÉS PRINCIPALES : Assister le directeur.trice dans les prises de RDV, le secrétariat, et le suivi administratif des dossiers de la direction Assurer le traitement des courriers et mail : L'assistant.e doit interroger les services et proposer des projets de réponse sur la base de éléments de réponse recueillis Gérer l'accueil physique et téléphonique du public et des partenaires : Direction sans accueil de public, mais quelques appels pour signaler des dysfonctionnement Suivre le calendrier d'inscription aux instances ou recensements divers, préparer les dossiers et suivre leur avancement : Délibérations, demandes RH, comités techniques, recensements informatiques ou de matériel Assurer la gestion de l'information, le classement etl'archivage des documents : Peu de dossiers papier Organiser les évènements interservices, les coordonner avec les 3 secrétariats (formations, évènement festifs, réunions plénières.) et gérer la logistique (commandes buffets, tables, vidéo.) Assurer le lien humain entre les services et avec les autres directions : Être à l'écoute et remonter les difficultés et réussites des 3 services et des chargés de missions, faire circuler les informations Faciliter le travail des 4 chargés de mission en résolvant leurs petits problèmes quotidiens et venir en soutien des 3 secrétariats sur les problèmes communs ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES La Direction environnement et cadre de vie est composée de 3 services : la Propreté Urbaine, le Service Jardin et Nature en Ville et le Cimetière. Elle travaille également sur les thématiques de la prévention et la gestion des déchets, la pollution, l'animal, l'eau et l'énergie, et la résilience. ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES Savoir faire - Gérer un agenda, réserver des salles, assurer la logistique de la direction - Rédiger des documents administratifs et proposer des réponses aux courriers habitants - Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, rechercher les bons interlocuteurs - Utiliser l'outil informatique et les logiciels métier (Air Delib, Maarch, Sesam, et nouveaux outils) - Saisir des documents de forme et contenu divers - Rechercher des informations, notamment réglementaires - Gérer et actualiser une base d'information et d'archivage (modèles de réponses aux courrier par ex) - Vérifier la validité des informations remontées MOYENS Matériel bureautique Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique Standard téléphonique CONDITIONS D'EXERCICE Devoir de réserve Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie Horaires selon règlement du temps de travail : début de journée entre 8h30 et 9h - Tour Altais 8ème étage Télétravail envisageable 1 jour par semaine après une période d'adaptation au poste Savoirs Techniques de secrétariat Progiciel de gestion du courrier Logiciel de bureautique (maitrise Excell souhaitée) Vocabulaire professionnel du service Communication orale et écrite Technique de recherches documentaires Procédures administratives Savoir-être Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, remonter les signaux faibles, créer du collectif, écouter, enrichir le groupe et l'aider à progresse Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoir du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maitrise des risques