Mission principale Assurer le suivi administratif des dossiers clients et chantiers, gérer le secrétariat général et contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise en apportant un support opérationnel à la Direction, aux équipes commerciales et aux équipes opérationnelles. Responsabilités et Activités ✅ 1. Gestion administrative des dossiers clients / chantiers * Constituer et envoyer les dossiers administratifs chantiers. * Créer la fiche chantier, les codes analytiques et les dossiers d'affaires (physiques et numériques). * Assurer la gestion des contrats et avenants : * Impression, transmission pour signature (mail / LRAR). * Enregistrement et classement des documents signés (numérique). * Assurer la gestion des Actes Spéciaux / DC4 : * Impression, signature, envoi, saisie au tableau de suivi chantier, classement des documents. * Assurer le suivi des cautions bancaires en lien avec le gestionnaire de trésorerie : * Transmission du dossier à la banque (montant à vérifier dans le contrat). * Envoi de l'original au client (mail / LRAR). * Saisie au tableau de suivi, classement des documents. * Vérification du RIB à fournir pour le flux de trésorerie. ✅ 2. Gestion du secrétariat général * Gérer le courrier de A à Z : collecte, ouverture, tamponnage, dispatch, affranchissement, envoi. * Gérer le standard téléphonique, l'accueil téléphonique et l'accueil physique. * Rédiger et mettre en page les documents internes (notes de service, communications.), diffusion aux équipes. * Mettre à jour les documents administratifs sur les plateformes numériques : * K-bis, attestations URSSAF, assurances, etc. * Récupérer les factures sur les plateformes fournisseurs (ex. : Orange, EDF.). ✅ 3. Gestion des fournitures et logistique * Gérer les commandes et le stock de fournitures de bureau (y compris café, consommables). * Suivre le fonctionnement de la machine à snack. * Contrôler les bons de livraison et assurer la validation des factures associées. ✅ 4. Support administratif à la Direction * Assurer un support logistique ponctuel : recherche et réservation des logements, billets d'avion, hôtels (backup). * Participer à l'organisation de réunions ou d'événements internes. Compétences et qualités requises Savoir-faire * Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, prioriser et gérer les urgences. * Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). * Organisation et gestion documentaire (classement, archivage). * Connaissance des courriers LRAR et des procédures administratives. Savoir-être * Rigueur et sens du détail. * Discrétion et respect de la confidentialité. * Sens du service, réactivité, disponibilité. * Autonomie, sens de l'initiative. Profil recherché * Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME/PMI ou équivalent. * Expérience sur un poste similaire souhaitée (administratif, secrétariat, gestion de dossiers). * Aisance relationnelle et capacité à interagir avec différents interlocuteurs (clients, Direction, prestataires). * Capacité à converser en anglais - la maîtrise du portugais serait un plus. Type d'emploi : CDI Rémunération : 1 900,00€ à 2 500,00€ par mois Lieu du poste : En présentiel