Descriptif du poste: ? Suivi de la société conformément aux statuts. ? Préparation des réunions du conseil d'administration. ? Lien avec le conseil juridique pour toutes les obligations légales, y compris la notarisation et l'apostille ? Préparer le récapitulatif des dépenses par carte de crédit pour validation, avec les justificatifs, et saisie dans SAP. ? Traitement des notes de frais du personnel. ? Assistance aux collègues étrangers pour leur enregistrement auprès des administrations françaises ? Gestion de tous les paiements, y compris les paiements manuels, virements Giro, et suivi des échecs de paiement bancaires. ? Assistance au siège pour la clôture mensuelle. ? Support au siège pour la préparation du budget et des prévisions. ? Déclaration de la TVA. ? Lien entre le cabinet comptable et le siège. ? Envoi à la trésorerie de la liste des paiements manuels via le portail e-banking pour autorisation et transfert à la banque (inclusion des factures justificatives et approbations par e-mail). ? Fourniture des documents justificatifs pour la création de modèles de paiement sur le portail bancaire en ligne. ? Configuration des plateformes bancaires JPM et SG. ? Téléversement des salaires pour transfert bancaire. ? Suivi des « 218 » jours travaillés. ? Collecte de toutes les variables mensuelles et des justificatifs nécessaires à l'établissement des fiches de paie. ? Préparation des contrats de travail français. ? Enregistrement des employés à la Sécurité sociale, organisation des visites médicales, et suivi des certificats. ? Calcul et commande mensuelle des titres-restaurants/cartes repas pour les employés et gestion du fournisseur. ? Assistance aux collègues étrangers pour leur enregistrement auprès des administrations françaises. ? Création et suivi des processus RH internes (règlement intérieur, évaluation des risques professionnels, revue de fin de mois, etc.). ? Support à l'équipe RH du groupe (Barcelone & Singapour) en raison des spécificités du droit social français et de la barrière linguistique. ? Support pour le reporting de paie et la ventilation des coûts pour le service financier. ? Commander les fournitures et créer les éléments personnalisés (cartes de visite, modèles de logo, etc.). ? Sélectionner les fournisseurs et obtenir au moins deux devis par fournisseur conformément aux normes ISO. ? Création de tous les documents liés à l'ouverture du bureau. ? Promotion de la communication locale (compte LinkedIn, etc.). ? Représentant local IT. Profil recherché: * Formation : Bac +3 à Bac +5 en administration, comptabilité, gestion, ou équivalent. * Expérience : 5 ans minimum sur un poste administratif polyvalent, idéalement dans une filiale d'un groupe international. * Langues : * Français courant (langue de travail principale). * Anglais professionnel indispensable (communication siège). * Compétences techniques : * Maîtrise de SAP et des outils bureautiques (Excel, SharePoint, portail e-banking). * Bonne connaissance du droit social et des obligations légales françaises. * Qualités personnelles : * Grande rigueur, autonomie et sens de la confidentialité. * Capacité à gérer des priorités multiples. * Esprit d'équipe et excellentes aptitudes en communication interculturelle. * emploie temps partiel 26h/semaine évolutif en 35h