RESPONSABILITÉS : L'Université du Temps Libre, service d'Aix Marseille Université, diffuse savoirs et culture scientifique par des programmes non diplômants ouverts à tous. Elle valorise la recherche universitaire et le territoire. Les sites à Aix-en-Provence et Marseille offrent des programmes annuels variés. Le poste de chargé de mission administrative est à pourvoir à Aix, où l'équipe de 2 agents accompagne 15,000 personnes par an. Missions Activités principales : • Exécuter des tâches administratives et de secrétariat • Faciliter la circulation de l'information (accueil, mails, courrier) • Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes • Saisir et mettre en forme des documents divers, mettre à jour des bases de données • Assister l'équipe (plannings, organisation de réunions) • Participer aux inscriptions et évènements • Gérer les plannings des salles et les absences • Classer et archiver des documents • Respecter la réglementation • Appui technique (site web, affichage, télédiffusion) Conditions particulières d'exercice : Le travail exige adaptabilité et réactivité, avec des périodes de pression et des horaires étendus possibles. L'équipe est soudée et motivée, avec une communication fluide et un environnement dynamique. Positionnement hiérarchique : Travail en étroite collaboration avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille. PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES : Connaissances et savoirs : • Très bonne maîtrise de l'outil informatique général et de l'élaboration de documents • Techniques d'accueil (téléphonique, physique) et relationnel • Très bonne maîtrise de la langue française • Travailler en équipe • Polyvalence Savoir-faire : • Accueillir • Suivre • Rédiger • Classer • Rendre compte • Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques Savoir-être : • Sens de l'accueil et de l'écoute • Autonomie et disponibilité • Rigueur et réactivité • Sens de l'organisation • Adaptabilité et curiosité • Esprit d'équipe et capacité d'adaptation Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail) - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social