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ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) - MAIRIE DE LA MADELEINE 59 - Nord
Offre n° 5682079
ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) - MAIRIE DE LA MADELEINE
59 - Nord
Publié le 11 octobre 2024
Référence CSP: O059240/924001012 La Mairie de La Madeleine recrute un(e) Assistant(e) de Direction Assistante de Direction et administration - accueil - Accueil téléphonique et physique, avec aiguillage vers les différents services. - Réceptionner et enregistrer le courrier et le diffuser aux Chefs de services, proposer les réponses en autonomie. Suivre les délais de réponse. - Gérer agenda du DST. - Vérification de l'ensemble des documents administratifs à transmettre au DST puis transmission et envoi. - Rédaction, mise en page des différents documents nécessaires au fonctionnement de la direction * Répondre en autonomie aux demandes des messageries « VOTREMESSAGE », « je vais le dire à mon Maire » et « je participe » et suivre le tableau de bord de réalisation. - Présence et réalisation des comptes rendus des réunions de direction et en assurer le suivi. - Gestion de la manifestation La Madeleine Fleurie - Gestion administrative du Don d'Arbre et Arbuste - Gestion des ballades urbaines avec l'élu. - Rédiger les avis de passage et notification des commissions de sécurité pour les ERP et faire le suivi administratif en lien avec le responsable sécurité Demande d'interventions et reporting - Assurer la coordination de l'équipe accueil - intervention. - Etablir les fiches de travail pour chacun des chefs de service via le logiciel ATAL en fonction des demandes des extérieurs - Répondre aux demandes d'intervention interne, transmettre dans les services en faire le suivi et relancer si nécessaire Suivi général Ressources Humaines ST - Appui aux Responsables de Service concernant la gestion des absences OCTIME et congés - Enregistrer et comptabiliser les arrêts maladies, assurer le suivi et le relai avec le Service RH / ST - Enregistrer les heures supplémentaires et établir différents tableaux pour le suivi - Transmettre au DST après vérification les documents relatifs au suivi RH général des ST - Suivi général des plannings des visites médicales, des formations pour chaque service... Interfaces et relations prestataires et logiciels - Gérer les logiciels et demandes interventions : MEL - SATELEC - LYSTOITURES - SMF - COFELY - ORANGE - ESTERRA - ILEO - PROSTESCAN - SUEZ - NEO3 - INDALO - TOTAL-SOLARED - CITYSCOPE - VIANOVA - ASSIGORON en lien avec les techniciens référents - Répondre et suivre les demandes d'interventions de l'éclairage public en lien avec le technicien référent, et réponse aux riverains. - Suivre les demandes d'interventions pour les diverses sociétés à la demande des chefs de services Démarche Qualité - Tenir à jour les tableaux de bord de l'activité des ST (tableaux de suivi) - Participer aux réunions de la Démarche Qualité
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Communes
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