En tant qu’Agent de Réservation, vous êtes responsable de la gestion des réservations de l’hôtel Villa La Coste et Auberge La Coste. Vous garantissez une prise en charge efficace des demandes clients et assurez la coordination avec les différents départements pour optimiser l’expérience client. Gestion des réservations 1. Répondre aux demandes de réservation par téléphone, email, ou via le site internet, en fournissant toutes les informations nécessaires sur les services et disponibilités. 2. Assurer la saisie, le suivi et la confirmation des réservations dans le système de gestion, en veillant à la précision des détails (dates, type de chambre, nombre de personnes, services supplémentaires). 3. Effectuer la mise à jour et l’annulation des réservations selon les politiques de l’établissement. Relation client 1. Accueillir et traiter les demandes spéciales des clients pour garantir une expérience personnalisée (exigences alimentaires, demandes d’aménagement spécifique, etc.). 2. Maintenir une communication fluide avec les clients avant leur arrivée, en envoyant des confirmations et rappels de réservation. 3. Répondre aux questions et résoudre les problèmes relatifs aux réservations de manière professionnelle et courtoise. Coordination avec les départements internes 1. Travailler en collaboration avec la réception, le service commercial, le restaurant et le spa pour s’assurer que les détails des réservations soient bien transmis et pris en compte. 2. Informer les équipes concernées des particularités des réservations (clients VIP, exigences spéciales, événements, etc.). 3. Participer aux réunions de coordination pour partager les informations pertinentes concernant les réservations. Gestion des systèmes de réservation 1. Assurer la bonne utilisation des logiciels de réservation et des outils informatiques liés à la gestion des réservations. 2. Former et mettre à jour les procédures de réservation pour optimiser l’efficacité et la qualité du service. 3. Maintenir des rapports de réservation et analyser les tendances pour optimiser la stratégie de réservation. Suivi administratif 1. Assurer la mise à jour des informations clients et la gestion de la base de données pour garantir des contacts à jour et des réservations sans erreur. 2. Établir des rapports sur le taux d’occupation, les revenus générés par les réservations et les prévisions de réservation. 3. Gérer les paiements et les dépôts pour les réservations, en veillant à respecter les procédures de facturation et de remboursement. Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins du service