L'Association Hospitalière de Bourgogne Franche-Comté, acteur régional majeur en psychiatrie et santé mentale (1900 salariés, 40 structures sanitaires, sociales et médico-sociales réparties dans 3 départements) recrute : SECRÉTAIRE MÉDICALE DE CHEFFERIE H/F - PSYCHIATRIE DU SUJET ÂGÉ 70Z01 L'inter-secteur de psychiatrie de la personne âgée de Haute-Saône (70Z01), dirigé par le Dr Denis, s'organise autour de plusieurs dispositifs complémentaires. À Saint-Rémy, l'unité d'hospitalisation Matisse Sujet Âgé compte 18 lits, avec un cadre de santé dédié. Le secteur compte également 1 hôpital de jour de 10 places à Vesoul et 5 CMP Vesoul, Arc-lès-Gray, Luxeuil-les-Bains, Lure et Jussey. Enfin, le 70Z01 intervient au sein des 4 EHAD de l'AHBFC (Jussey, Saint-Rémy, Fougerolles et Ronchamp). - Assurer le secrétariat du Chef de service et organiser son activité au quotidien - Gérer sa messagerie, anticiper les demandes et planifier les rendez-vous et réunions dans les agendas dédiés - Coordonner les rendez-vous institutionnels du Chef de service et ceux partagés avec la Cadre Supérieure de Santé - Renseigner et suivre les plannings des médecins et internes en lien avec les Affaires Médicales - Préparer et planifier les réunions de service et les rencontres institutionnelles - Gérer, par délégation du Médecin Chef, les plannings des équipes paramédicales sur Octime, ainsi que les congés et absences - Planifier les réunions des secrétaires et organiser le suivi des congés et remplacements - Organiser, avec le Chef de service, les Entretiens Annuels Individuels et Professionnels des équipes médicales et paramédicales - Assurer la transmission des documents nécessaires à la DRRH - Suivre les demandes de formation des salariés placés sous la responsabilité du Médecin Chef - Gérer les inscriptions aux formations en lien avec le service Formation de la DRRH - Participer au suivi des sujets relevant de la Commission des usagers - Réceptionner et préparer les demandes de transmission de dossiers médicaux et/ou les saisies judiciaires - Coordonner ces demandes avec la Direction Générale, le service des Archives, le DIM et les interlocuteurs concernés - Formation en secrétariat médical requise - Première expérience significative sur un poste de secrétaire médicale - Aisance relationnelle et rédactionnelle - Bonne connaissance du fonctionnement de l'AHBFC, de son organisation et de ses procédures - Connaissance des protocoles et procédures relatifs à la tenue et à la communication du dossier patient - Maîtrise des règles du secret professionnel et de la confidentialité - Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels institutionnels - Capacité d'anticipation, de réflexion et de prise d'initiative dans le cadre des missions confiées - Rigueur, discrétion, méthode et sens de l'organisation - Aptitude à gérer les priorités et à organiser efficacement son activité - Maîtrise de soi et capacité à gérer les situations de conflit ou de crise - Bonne capacité de prise de notes et de restitution des informations - Bureau au CESSPA Vesoul - Durée du travail : 35H/semaine - Horaires : 8H30-12H30/13H30-17H (une heure à prendre toutes les semaines) - Un repos, en plus des week-ends, par quatorzaine - CCN 1951- FEHAP Nous vous invitons à consulter la page suivante.