Descriptif du poste:\n\nL'Assistant de direction F/H est une clé du fonctionnement de l'association.\nIl accompagne la directrice de l'association afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.\n \nMISSIONS\n \nSecrétariat et gestion de la vie associative des réunions internes (comité de direction, réunion des cadres, journées d'accueil des nouveaux, journées portes-ouvertes.), du Bureau, du Conseil d'Administration et de l'Assemblé Générale (en lien avec le(la) Secrétaire du Bureau).\nDéfinir un calendrier semestriel.\nOrganiser la tenue des différentes instances : Ordre du Jour, communication, documents, invitations.\nOrganiser la logistique des différentes instances / réunions.\nTenir à jour les registres, assurer les déclarations en préfecture, les procédures relatives aux administrateurs, le reporting / suivi des décisions.\nFaire circuler l'information au sein des instances associatives.\nOrganiser les procurations bancaires.\n \nSecrétariat de direction du Président et de la Directrice\nGérer avec optimisation les agenda, planning, organisation de rendez-vous et réunions, suivi des différentes instances.\nRédiger les courriers et gérer les contacts dans le CRM.\n \nAssurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services internes ou partenaires externes, avec discernement et dans le respect de la confidentialité.\n \nParticiper à l'organisation des évènements en lien avec le service communication (invitations, organisation matérielle). \n \nOrganiser, gérer et suivre des dossiers transverses.\nAstreintes : planning, remplacements, formation, consolidation des Comptes Rendus.\nPlanning des mises à dispositions de personnel à la Maison de la Veille Sociale.\nDistribution de places d'évènements sportifs ou culturels.\nConventions partenariales non financières : suivi, mise à jour, archivage.\nTableaux de bord pour la gestion des différents dossiers - rendre des comptes, statistiques, suivi des indicateurs.\nTri et archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).\nFormalités liées aux décès des Passagers.\nPlanning d'utilisation de la flotte des véhicules.\n \nOrganiser la fonction accueil\nOrganiser et superviser l'accueil physique et téléphonique au siège.\nSuperviser l'agent d'accueil et gérer les remplacements en cas d'absence.\nVeiller au bon fonctionnement et à la répartition des salles \n\nProfil recherché:\n\nMinimum BAC+3 / BTS - Assistant de direction\nExpérience professionnelle de 8 ans minimum\nConfidentialité, discrétion\nEcoute, patience\nAnticipation, organisation, respect des délais\nSens des priorités\nDiplomatie et pédagogie\nRigueur, méthode\nAutonomie\nCuriosité\nPersévérance\nCapacité d'adaptation\nMaîtrise des techniques de communication écrite et orale\nMaîtrise des outils bureautiques courants et des bases de données\nÊtre force de proposition\n\nAvantages\n* Statut Cadre\n* Niveau de rémunération tenant compte d'une éventuelle reprise d'ancienneté.\n* Indemnité mensuelle des métiers socio éducatifs.\n* Prime de transport.\n* Mutuelle obligatoire (contrat responsable).