DG Ressources/ Département du BATII/ Direction Ateliers Energie Exploitation Livraisons Evènementiel Vous assurez la gestion administrative des dossiers de prêts de matériels/mobiliers, livraisons et transport Vos missions: Assurer la gestion administrative des demandes de prêts de matériel et de mobilier, livraisons et transport - Assurer un accueil physique et prendre en charge les appels téléphoniques - Réceptionner et trier les demandes de prêts (courriels, courriers, ...) et les enregistrer dans les logiciels métier - Transmettre les demandes pour étude aux chargés études et de programmation - Assurer le suivi administratif des demandes: demandes de pièces complémentaires (appels téléphoniques), réponses aux clients, copies et archivage - Renseigner les clients sur l'état d'avancement de l'instruction de leur demande - Réaliser les courriels de réponse aux clients dans les délais - Mettre à jour les fichiers clients - Renseigner les indicateurs d'activité Assurer l'assistance du responsable du guichet unique - Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus - Rédiger, relire, mettre en forme divers documents et les diffuser si besoins ( infos diverses, planning élections, etc) Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement - Respecter et faire respecter les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité, - Communiquer à sa hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés, et participe à leur résolution, - Contribuer aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail : évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides, . - Agir dans son travail en recherchant la sécurité pour tous, la satisfaction des partenaires du BATII, la réduction de nos impacts environnementaux. - Être force de proposition pour améliorer les conditions de travail et agir sur la prévention des risques physiques et psycho-sociaux. Vous connaissez les techniques de secrétariat et de l'accueil du public. Vous maîtrisez les outils bureautiques et internet. Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles. Vous êtes rigoureux.se, réactif.ve et organisé.e.