SECRETAIRE SERVICE SANTE ET SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES H/F 62 - ARRAS
Offre n° 6463150
SECRETAIRE SERVICE SANTE ET SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES H/F
62 - ARRAS - Localiser avec Mappy
Publié le 24 octobre 2024
Poste partagé : 50 % secrétariat service santé / 50 % gestionnaire mobilité entrante service relations internationales Service santé : - Produire des documents professionnels - Communiquer par écrit - Assurer le stockage, la traçabilité et la conservation des dossiers papier et électroniques. - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure. Transmettre les informations à l'oral et à l'écrit - Concevoir, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...) - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser - Renseigner et orienter les étudiants vers les structures et les services adéquates - Gérer les RDV des étudiants et des personnels du service - Accompagner la direction du service dans la gestion et l'organisation des activités de l'équipe - Assurer la prise en charge administrative des étudiants et des activités du service - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier. Gérer le courriel. - Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés - Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes - Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations. - Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique) Service relations internationales : * Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité des relations internationales ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service ; Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes : * Gestion des mobilités courtes des étudiants d'échange entrants (avant, pendant et après le séjour) dans le cadre du Programme Erasmus+ (« Programmes Intensifs Hybrides »), : * Dossier de candidature et dossier administratif en lien avec les partenaires internationaux et les composantes de l'Artois, inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, édition des relevés de notes des étudiants. * Gestion des dossiers des vacataires étudiants tuteurs pour l'accueil et l'intégration des étudiants étrangers d'échange (processus de recrutement, contrats, vérification des heures pour mise en paiement, .). * Organisation du cours de Français Langue Etrangère à destination des étudiants d'échange pour chaque semestre (réservation des salles, planning des cours, vérification des heures des heures pour mise en paiement, recrutement éventuel d'un enseignant). * Gestion de la mobilité des personnels Erasmus+ entrants en mobilité d'enseignement ou de formation. * Gestion en collaboration avec un autre agent de la convention d'hébergement de l'Université d'Artois avec le CROUS. * Appui à l'organisation et accompagnement de visites touristiques en groupes pour les étudiants d'échange entrants. - Formation spécifique en secrétariat médical ou médico-social (de préférence) ou en secrétariat général avec expérience dans un poste du domaine de la santé - Cadre légal et déontologique dans le domaine de la santé et des services de santé étudiante - Cadre légal et organisation de l'Enseignement Supérieur - Connaissances spécifiques mises en œuvre dans le cadre de la mission : - Pack Office : Word et Excell niveau avancé - Logiciel de santé - Outil de prise de RDV en ligne - Logiciel de gestion d'achats - Usager avancé des outils informatiques propres aux fonctions de secrétariat - Notions de base des techniques de communication orale et écrite - Culture internet - Techniques de communication - expression écrite et orale dans un contexte international - Niveau d'anglais exigé : B2 Savoir-faire (compétences opérationnelles) : - Communiquer avec des collègues de son domaine - Accueillir et prendre des messages - Travailler en équipe et en relation partenariale - Analyser et comprendre les demandes - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Notions de base du domaine médical et social. - Gestion des priorités et des urgences - S'exprimer à l'oral et à l'écrit - Utiliser couramment les modes de communication (électronique, téléphone) - Utiliser les outils bureautiques - Appliquer la réglementation et respecter les procédures - Trier, hiérarchiser et classer les informations. - Analyser et gérer les demandes d'information - Gérer la confidentialité des informations et des données - Prendre et rédiger
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 4 Mois
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1806,00 Euros à 1806,00 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Langue
- Français
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Activités des agences de placement de main-d'œuvre
Entreprise
Université d'Artois
L'Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche. Depuis sa création en 1992, l'Université d'Artois s'impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d'un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture. Placée s...
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