RESPONSABILITÉS : L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative. Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attaché-e de direction de la direction générale des services, l'assistant de direction assume des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion. Il travaille au sein d'une équipe de trois personnes qui réalisent l'ensemble des activités du secrétariat de la direction générale des services. Secrétariat : - Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités) - Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement - Gestion des parapheurs - Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes - Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) - Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel - Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission, établissement des bons de commandes etc - Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la DGS (dossiers ; courriers ; notes etc.) - Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage...) - Élaborer et mettre à jour un ensemble d'outils cadres de l'activité (répertoires, organigrammes, calendrier, listes de diffusion) Assistanat : - Gérer les agendas - Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions - Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations, ...) - Gérer l'archivage physique et numérique associé à l'activité - Gérer le process de signature électronique - Assurer l'assistanat du directeur général adjoint des services pilotage et ressources et de la directrice générale adjointe des services recherche et valorisation - Organiser les réunions et séminaires relevant de la DGS - Maintenir les données relevant des répertoires, listes de diffusion et organigramme de l'administration Contrainte de service : Assurer une continuité de service au sein du secrétariat. PROFIL RECHERCHÉ : Vous êtes diplômé(e) d'un Bac+2 en assistanat de direction et avez déjà une expérience dans ce domaine. Vous avez une très bonne expression écrite et orale. Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe. Vous êtes réactif et avez la capacité à gérer des actions plurielles, à faire face à des pics d'activité. Enfin vous maîtrisez les outils bureautiques (messagerie électronique, pack office...). Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social